Rechtskonformer Umgang mit digitalen Dokumenten

Fachbericht:

Kräuseln sich bei Ihnen die Nackenhaare, wenn Sie mit dem Begriff «Geschäftsbücherverordnung» konfrontiert werden? Tritt unmittelbar ein gemeines Gähnen auf, wenn sie den Begriff «rechtskonform» lesen? Diese Begriffe sind bei der Einführung einer digitalen Dokumentenmanagement Lösung massgebend. Werden die gesetzlichen Anforderungen missachtet, entstehen kostspielige Auswirkungen. Ist Ihnen bewusst, was bei Ihrem Ablagesystem zu optimieren ist?

Als Führungsperson einer kleinen bis mittelgrossen Unternehmung befassen Sie sich mit der Idee, Ihre gesamten Dokumente nur noch digital aufzubewahren. Das lästige Ausdrucken und Archivieren von Papierakten fällt somit weg. Bei einer konsequenten Digitalisierung der dokumentenbasierten Abläufe sind nebst bedeutender Effizienzsteigerung auch wesentliche Kosteneinsparungen möglich. Physische oder elektronische Dokumente wie Briefe, Kundenbestellungen, Lieferanten- und Kundenverträge, Projektunterlagen, Buchhaltungsbelege, Auftragsbestätigungen, Personalunterlagen usw. werden künftig digital archiviert – Zeit und Kosten gespart! Um dies zu realisieren und um keine folgenschweren, gesetzlichen Vorschriften zu missachten, empfiehlt sich, einige einfache, aber wichtige Punkte zu beachten.

Mit der optimalen Lösung die gesetzlichen Vorschriften erfüllen

Die Thematik «Dokumentenmanagementsystem» (DMS) vermittelt häufig den Eindruck, dass bei einem rein papierbasierten Alltag keine grundlegenden gesetzlichen Ablagevorschriften gelten. Und mit der Einführung eines DMS wird alles anders – sprich komplizierter. Dem ist natürlich nicht so. Die für die Führung von geschäftsrelevanten Dokumenten generell geltenden Vorgaben sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV1) zusammengefasst. Diese Verordnung ist einfach, aussagekräftig und für die Praxis hilfreich. Sie gilt für die digitale Speicherung wie auch für die Papierarchivierung.

Mit dem optimalen DMS kann eine weitgehend digitalisierte Dokumentenbewirtschaftung erreicht werden. Im Idealfall wird ein DMS so in die vorhandene IT-Landschaft eingebettet, dass der Bezug von Dokumenten zu Finanzbuchhaltung inkl. Nebenbücher, CRM und ERP automatisiert hergestellt wird. Erste Anstrengungen der digitalen Ablage von Dokumenten sind in der Verzeichnisstruktur auf Servern sichtbar. Typischerweise werden Dokumente, Scans und E-Mails «ganz einfach» in diese Strukturen eingepflegt. Diese Art der Speicherung auf dem Dateiserver wie auch bei Mailsystemen erfüllt die zentralen Anforderungen der GeBüV nicht. Nach Art. 5 bis 8 GeBüV sind folgende Punkte notwendig:

  • eine geordnete Ablage
  • die Wiederauffindbarkeit in angemessener Zeit
  • das Vorhalten der Anzeigewerkzeuge
  • die Unterscheidung von archivierten und aktuellen Informationen
  • die systematische Inventarisierung
  • eine ordnungsgemässe Zugriffskontrolle

Eine der zentralsten Funktionen von ausgereiften DMS Lösungen ist die konsequente Einforderung von Metadaten zu jedem Dokument. Damit ist gemeint, dass zu jedem Dokument identifizierende Informationen wie zum Beispiel Kunden-, Auftrags-, Buchungs-, Geschäftsfall-, Kontonummer usw. gespeichert werden. Unabhängig davon wie ein Dokument in das DMS gelangt, ist ein angemessenes Set von Metadaten Voraussetzung, um die genannten Punkte der Art. 5 bis 8 GeBüV zu erfüllen. In der Praxis unterstützen ausgefeilte Werkzeuge/Tools die automatisierte Anreicherung mit Metadaten. Gleichzeitig ist es eine der bedeutendsten Eigenschaften, welche ein Dateiserver nicht (präziser: nur teilweise) bietet. Es sind – unabhängig des gesetzlichen Aspekts – auch genau diese Metadaten, welche aus einem «Berg von Dokumenten» nützliche Informationen machen. Besonders hervorzuheben ist das spätere Auffinden nach sachlogischen Kriterien. Bei der Evaluation von DMS Lösungen wird häufig eine Suchmaschinen-Volltextsuche gefordert. Diese ist erst mit sinnvollen Metadaten von grossem Nutzen.

Was für andere Software gilt, ist auch beim DMS anwendbar

Sicher bestätigen Sie mit einem Augenzwinkern, dass in Ihrem Unternehmen regelmässig die Funktionsfähigkeit des Backups nachgewiesen wird. In Art. 2 Abs. 2 GeBüV wird auf die geltenden Regeln, konkret die «Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung» verwiesen. Dies gilt für alle Geschäftsanwendungen, auch für das DMS. Diese Grundsätze beschreiben primär verschiedene Aspekte der Datensicherheit. Beispiele:

  • Wer darf auf Dokumente zugreifen?
  • Wird ein Backup gemacht?
  • Funktioniert das Zurückspielen der Daten?
  • Können Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist – zum Teil 10 Jahre und mehr – wieder lesbar gemacht werden?
  • Können bei einem Wechsel der Hard- oder Software die bisherigen Dokumente noch gelesen werden?

Die regelmässige Prüfung und Beantwortung dieser Fragen durch die Fachbereiche (Prozess- oder Fachanwendungsverantwortung) gemeinsam mit der IT (Technikverantwortung) ist wichtig. Die Erkenntnisse sind immer wieder aufschlussreich und bringen damit eine Organisation weiter.

Entscheidende Wahl für den Informationsträger

Der Begriff «digitale Archivierung» wird häufig mit spezieller Speicherhardware in Verbindung gebracht. Die GeBüV lässt «unveränderbare» und «veränderbare Informationsträger» zu. Gemäss Art. 9 Abs. a GeBüV sind nebst Papier und Bildträger auch sogenannte «unveränderbare Datenträger» aufgeführt. Einige Archivsystemanbieter mit Hardwareangeboten agieren am Markt mit dem Argument, dass ihre Speichertechnologie gesetzeskonform ist. Verschwiegen wird jedoch, dass es alternative, möglicherweise bedeutend einfachere und dienlichere Speichervarianten gibt. Denn eine Speicherhardware alleine erfüllt die Anforderungen der GeBüV nicht. Hierzu ist weiterhin eine geeignete Software zwingend notwendig.

Löwenfels_kurz und knappArt. 9 Abs. b GeBüV nennt die besonderen Voraussetzungen, die beim Einsatz von «veränderbaren Informationsträgern» gelten – gemeint sind beispielsweise Server-Festplatten. Ein professionelles DMS loggt ausführlich chronologische Informationen und zusätzlich viele technische Details rund um die Dokumentenbearbeitung. Anstelle einer speziellen Speicherhardware genügt der Einsatz einer DMS Software vollkommen den Anforderungen der GeBüV. Die internen Abläufe zur Dokumentenablage sollen gut dokumentiert werden (Stichwort: «Prozess- oder Verfahrensdokumentation»). Wichtig sind auf jeden Fall die optimale Konfiguration der Software sowie ein angemessener Unterhalt der Infrastruktur. So empfiehlt sich z. B. ein regelmässiges Software-Update und Test der gesamten Backup-Prozedur. Oder allgemeiner formuliert: die Einhaltung der «Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung».

Fazit: In erster Linie rate ich Ihnen zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), um die Vorzüge einer effizienten und effektiven Dokumentenablage und -suche nutzen zu können. Die Archivierung von digitalisierten Dokumenten ist einer physischen Papierablage vorzuziehen, um Platz und Kosten zu sparen. Gleichzeitig wird die Einhaltung der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sichergestellt.

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Thomas Uhlmann

Autor: Thomas Uhlmann
Ehemaliger CEO und heute Vizepräsident des Verwaltungsrats der Löwenfels Partner AG; Unternehmer und tätig bei Uhlmann Management Beratungs AG.

2019-06-11T16:18:33+02:00