Drei gute Gründe für ein digitales Archiv

Die meisten Unternehmen realisieren gar nicht, wie viele Ressourcen sie mit einer digitalen Archivierung ihrer Daten sparen können. Als Account Manager bei Löwenfels betreue ich Unternehmen und Behörden bei der Entwicklung ihrer Digital-Strategie. Ich empfehle den Entscheidungsträgern meiner Kunden oft, eine digitale Archivierung aller Firmendokumente in Betracht zu ziehen. Dafür gibt es gute Gründe.

Konkret sprechen drei Argumente für ein digitales Archiv: Zum einen die Sicherheit der Daten und die Revisionssicherheit des Archivs, das allen gängigen Compliance-Normen entspricht. Des Weiteren ist bei einem digitalen Archiv die Skalierbarkeit gegeben – es wächst mit den Bedürfnissen eines Unternehmens mit. Und als dritter Vorteil steht eine erhöhte Effizienz im Betrieb.

Denn digital archivierte Dokumente lassen sich jederzeit und überall aufrufen. Der Sachbearbeiter im Backoffice kann ein Dokument gleichzeitig analysieren wie die Ingenieurin auf der Baustelle, und beide sehen dabei die gleiche Version der Datei. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden mit den gleichen Informationen arbeiten können. Mittels individueller Steuerung des Zugriffs kann dabei bestimmt werden, wer welche Dokumente einsehen kann und wer nicht.

In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen die Vorteile einer digitalen Archivierung, warum wir auf «easy archive» als Architektur setzen und warum Ihre Daten dabei jederzeit sicher und rechtskonform in der Schweiz bleiben.

Wie funktioniert digitale Archivierung?

Wer sich für digitale Archivierung seiner Daten und Dokumente entscheidet, möchte seine Geschäftsvorgänge einfacher und sicherer gestalten. Denn die gesamte Papier- und Dokumentenflut in einem Unternehmen zu digitalisieren und strukturiert abzulegen, rechnet sich rasch und bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.

Mitarbeitende müssen sich nicht mehr darum kümmern, in welcher Schublade oder in welchem Ordner auf dem Laptop ein Vertrag nun liegt. Verträge, technische Manuals, Briefe und E-Mails und weitere Dokumente sind jederzeit und überall aufrufbar – von allen berechtigten Mitarbeitenden. Zu jedem Dokument lassen sich auch Metadaten hinterlegen, womit die Suche zusätzlich vereinfacht wird. Digitale Archive unterstützen dabei alle gängigen Dateiformate von Bilddateien und PDFs über Powerpoint-Präsentationen bis zu Produkt-Videos.

Eine digitale Archivierung stellt auch sicher, dass delikate Dokumente und sensible Daten jederzeit geschützt sind und nur von Berechtigten eingesehen werden können. Revisionstauglichkeit und Compliance sind bei Archiven ein wichtiges Thema, das mit einer digitalen Ablage vereinfacht wird. Technisch ist der Prozess der digitalen Archivierung etabliert und transparent, und als Unternehmen kann man diesen Prozess auch mit der Revisionsstelle zertifizieren lassen.

Auch finanziell ist die digitale Archivierung attraktiv: Einer unserer Kunden nutzt ein digitales Archiv zur Ablage und der Bewirtschaftung von über 100’000 Dokumenten und spart sich so die Kosten für eine ERP-Softwarelizenz, etwa einer SAP-Lizenz.

Wo werden die sensiblen Daten gespeichert?

Anwender einer digitalen Archivlösung können zwischen zwei Varianten der Datenspeicherung wählen: «On-Premise» und «Cloud».

Bei der «On-Premise»-Lösung nutzen die Kunden ihre eigene IT-Infrastruktur und eigene Server, auf denen die Dateien abgelegt und bewegt werden. Vor allem grössere Konzerne verfügen bereits über eine In-House-IT mit eigener Informatik. Dies ist oft eine individuellere Lösung.

Auch eine Speicherung aller Daten in der Cloud ist möglich. Dabei befinden sich die Daten jederzeit in der Schweiz. Die IT-Infrastruktur und Software werden dabei von uns bei Löwenfels gestellt. Das Verrechnungsmodell der Cloud-Lösung ist dank einer nutzungsorientierten Servicegebühr sehr einfach und transparent.

Unsere Kunden müssen sich dabei auch nicht um Lizenzen oder Updates kümmern – das wird alles durch uns übernommen. Besonders kleinere Unternehmen wählen diese Möglichkeit, da sich ein digitales Archiv in der Cloud einfach skalieren lässt und die Kosten überschaubar und transparent sind.

Und auch Hybrid-Lösungen sind möglich: Dabei begleiten wir unsere Kundschaft schrittweise in die Cloud. Dabei haben Anwender auch die Möglichkeit, ihre eigenen Lizenzen und bestehenden Systeme mitzubringen.

Klassisch waren unsere Kunden alle «On-Premise» unterwegs, neu wählen einige Anwender allerdings gleich den Start in die «Cloud» – und wir begleiten aktuell auch KMUs beim Schritt von lokaler Datenspeicherung in die Cloud-Lösung.

Für die Architektur, also der Plattform der digitalen Archivierung, setzen wir bei Löwenfels seit Jahren auf «easy archive».

Was ist besonders an easy archive?

Natürlich gibt es diverse Anbieter von digitalen Archivlösungen. «easy archive» ist dabei nur eine der möglichen Plattformen. Dennoch setzen wir bei Löwenfels aus gutem Grund auf genau diese Lösung. Warum? Weil es neben den Grundpfeilern Compliance und Revisionssicherheit drei weitere, für den Schweizer Markt essenzielle, Faktoren mitbringt: Sicherheit, Skalierbarkeit und Konnektivität.

🔏 Sicherheit

Ein zentrales Thema, bei dem keine Kompromisse eingegangen werden, ist die Datensicherheit bei der digitalen Archivierung von Daten und Dokumenten. easy archive stellt den Datenschutz auf diversen Ebenen sicher: Die Daten werden verschlüsselt (AES & SSL) abgelegt und revisionssicher archiviert. Die Versionierung der Dateien ist nachvollziehbar, Rechte und Rollen für Zugriffe können granular festgelegt und zusätzliche Datenschutz-Tools eingesetzt werden. Zudem ist die gesamte Archivierung DSGVO-konform und erfüllt auch die GoBD- und ISAE 3000-Richtlinien.

📈 Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst, kommen Mitarbeitende, neue Arbeitsabläufe und Software-Systeme hinzu, und oft erhöht das die Komplexität. easy archive verbindet sich einfach mit neuen Systemen und wächst so mit dem Unternehmen mit. Ebenfalls können neue Mitarbeitende und Teams ganz einfach integriert und freigeschaltet werden.

Bei Löwenfels betreuen wir Unternehmen von Start-ups bis hin zur Grösse und Diversität von AMAG mit easy archive. AMAG setzt übrigens auf ein Enterprise Content Management System (ECM) mit einem Archiv, das unter der Devise «Finden statt Suchen» aufgesetzt wurde – bei über 110’000 laufenden Leasingverträgen und Millionen von Dokumenten und Datensätzen macht dies den ganzen Unterschied.

🛜 Konnektivität

Unternehmen und Behörden, die bereits ein bestehendes ERP-System nutzen, können das System ganz einfach damit verknüpfen. Die Interaktion funktioniert dabei bestens mit Systemen wie SAP, Microsoft Exchange, der Google-Suite, Lösungen von Oracle und vielen weiteren Anbietern.

Löwenfels: Ihr Partner für digitale Archivierung in der Schweiz

Wer die Vorteile von digitalen Archiven – und spezifisch easy archive – in der Schweiz nutzen möchte, hat in uns einen starken Partner. Als Vertragspartner von EASY SOFTWARE AG haben wir uns die Zertifizierungen und das Wissen angeeignet, damit wir unsere Kundschaft für ihre Archivlösung ideal betreuen können. Damit sind wir Spezialisten für die «easy»-Produktreihe und können so auch die Verlässlichkeit und Qualität von easy archive für Schweizer Anwender garantieren. Für all unsere Kunden sind wir somit die erste Anlaufstelle bei allen Anfragen rund um ihr digitales Archiv.

Ein weiterer, zentraler Punkt ist die Speicherung der Daten für den Schweizer Markt: Unabhängig davon, ob Sie als Anwender sich für die Datenspeicherung «on Premise» oder «in Cloud» entscheiden: Ihre Daten werden von Schweizer Providern verarbeitet und in der Schweiz gespeichert. Diese Garantie, dass die Daten in der Schweiz bleiben, ist bei sensiblen Daten, speziell im Bereich der Sozialversicherungen, essenziell.

Sozialversicherungen: Vorteile durch digitale Archivierung

Kürzlich konnten wir zwei weiteren Sozialversicherungen bei der Schaffung eines digitalen Archivs für ihre Daten unterstützen. In diesen Fällen entschieden sich beide Kunden für eine individuelle On-Premise-Lösung. Das bedeutet, dass sie für die Speicherung der Daten ihre eigene IT und eigene Server nutzen, und das Archivierungsprogramm dann das Management der Daten und Dokumente sicherstellt.

Zusammenfassend kann ein digitales Datenarchiv als Sorglos-Paket bezeichnet werden: Daten und Dokumente können auf diese Art unkompliziert abgelegt, rasch durchsucht und einfach abgerufen werden. Und die Unveränderbarkeit oder Versionierung der Daten garantiert auch Sicherheit und die Revisionstauglichkeit. Für Unternehmen und Behörden kann dies bedeuten, dass sich Zeit und Aufwand einsparen lassen. Eine Erwägung dieser Lösung ist auf jeden Fall empfehlenswert.

Wir bei Löwenfels beraten Sie gerne bei Ihrem nächsten Schritt in die Digitalisierung. Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich.

Peter Burri

Account Manager

Peter Burri ist Account Manager bei Löwenfels Partner AG. Seine Expertise umfasst massgeschneiderte Softwarelösungen, Cloud-Infrastrukturen sowie die Digitalisierung von Unternehmen und Behörden.

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