IB Lan­gen­thal AG

Ver­trä­ge und Fris­ten auf Knopf­druck

Die IB Langenthal AG (IBL) ist in Langenthal und im Oberaargau fest verwurzelt und übernimmt für diese Region Verantwortung. Diese Aufgabe sieht die IBL aber nicht nur als reinen Versorgungsauftrag. Ihre Motivation geht weiter: Sie möchte Energie für ein Leben mit hoher Qualität liefern. Dafür stellt die IBL eine effiziente und verlässliche Versorgung mit Strom, Erdgas/Biogas, Wasser, Telekom und Wärme/Kälte sicher.

Sie investiert erheblich in die Infrastruktur und denkt dabei vorausschauend, langfristig und nachhaltig. Immer mit dem Ziel, Wertschöpfung in der Region und damit eine erfolgreiche Zukunft für alle zu schaffen.

Neue Ver­trags­ma­na­ge­ment-Lö­sung ein­ge­bet­tet in be­ste­hen­de IT-Land­schaft

IBL legte bisher sämtliche Verträge ausschliesslich in Papierform ab. Unternehmensweite Vertragsnummern,
anhand derer sich die Verträge eindeutig identifizieren liessen, existierten nicht. Lediglich für einen Teil der
Verträge setzte man das Excel für die Erfassung und Verfolgung ein. Diese Tatsache erschwerte
insbesondere die Überwachung der verschiedenen Vertragsfristen.

Aufgrund dieser Herausforderungen plante die IBL die Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung, die gut in die bestehende IT-Landschaft eingebettet werden konnte. Löwenfels erwies sich dabei als passender
Partner für die digitale Erfassung und Verwaltung der rund 5’000 Verträge. Der Beratungsprozess umfasste
einen Analyse- und Beratungsworkshop vor Ort mit dem Ziel, ein Grobkonzept für die Beschaffung und
Einführung einer modernen Vertragsmanagement-Lösung zu erstellen.

«Die Zusammenarbeit mit den Löwenfels-Kollegen während der Einführung des neuen Vertragsmanagement-Tools war sehr kooperativ und lösungsorientiert. Wir haben mit dem neuen Tool eine moderne Lösung und mit Löwenfels einen kompetenten Partner gefunden.»

Stefan Schaad-Meer | Leiter Bereich Energie und Dienstleistungen, Stv. Direktor

Busi­ness-Ad­mi­nis­tra­ti­ons-Funk­ti­o­na­li­tät für alle Be­dürf­nis­se

Obwohl die einzelnen Geschäftsbereiche unterschiedliche Anforderungen stellten, konnte Löwenfels die Bedürfnisse durch die innovative Business-Administrations-Funktionalität sehr gut erfüllen. Dieser innovative Ansatz ermöglicht es den Projektbeteiligten, die ganze Lösung auf eine nichttechnische Weise zu konfigurieren und über die Zeit hinweg aktuell zu halten.

Nicht nur Anwender, sondern auch Administratoren und Löwenfels-Consultants arbeiten durchgängig mit derselben modernen HTML5-Weboberfläche. Einfach und intuitiv können die Contract-Administratoren künftig insbesondere auch nach dem Projekt weitere Vertragsarten wie Baurechts-, Netzanschluss- oder Beteiligungsverträge hinzufügen und Berechtigungen definieren.

Be­nut­zer­freund­li­che Lö­sungs­be­stand­tei­le

Im Rahmen des Projekt-Kick-offs vor Ort ging es darum, die Ergebnisse und Entscheide des Grobkonzepts zu überprüfen. Dabei wurden unter anderem die Anwender(-gruppen) und deren Abgleich mit dem IT-Benutzermanagement, die Vertragsarten, die Standardfristen, die E-Akten-Ablagen, die Archivierungsmechanismen sowie die Organisationsstrukturen zu den Verträgen definiert.

Dazu gehörte auch der gezielte Aufbau und die Schulung von internen Contract-Administratoren, um beim Betrieb der Lösung, bei künftigen Change Requests sowie beim 1st-Level-Support eigenständig agieren zu können.

Die Digitalisierung der Verträge mitsamt Vertragsbeilagen war ein wichtiger Eckpunkt des Projekts. Mit der
benutzerfreundlichen Capture-Lösung ist es möglich, die Scanning-Resultate zu überprüfen und – mit Daten aus der ERP-Schnittstelle angereichert – direkt der richtigen Vertragsmappe zu übergeben.

Für die Überprüfung von bestehenden Papierverträgen und deren Überführung in die digitale Welt hat die IB Langenthal AG für die betroffenen Vertragsverantwortlichen bewusst ausreichend Zeit eingeplant.
Die Priorität lag auf einer qualitativen Datenhaltung und der stark verbesserten Auskunfts- und Handlungsfähigkeit beim Fristenmanagement.

Durch die Schnittstelle zum bekannten Branchen-ERP IS-E von Innosolv haben die Anwender nun Zugriff auf jederzeit aktuelle Vertragspartnerdaten. Mit der Konfiguration und Freischaltung des technologisch bereits integrierten, wartungsfreien Archivs konnte der erfolgreiche Schlusspunkt des Projekts gesetzt werden.

«Mit dem Workshop vor Ort, der Beratung und dem detaillierten Konzept wurde umfassend auf unsere Ausgangslage eingegangen. Die Lösung hat unsere Auskunfts- und Handlungsfähigkeit bezüglich Verträgen massiv verbessert.»

Simon Lanz | Leiter Finanzen und Controlling