AMAG
Vertragsmanagement
EASY Enterprise als Vertragsmanagementlösng
Jeder in der Schweiz kennt sie und allein der Name «AMAG» weckt Erinnerungen an den ersten VW-Käfer in der eigenen Familienchronik. Mit ihren Marktanteilen im Neuwagengeschäft, Leasing- und Mietwagen-Bereich sowie dem Firmenflotten-Volumen ist die AMAG die Nr. 1 in der Schweiz.
Als grösster Automobil-Importeur der Schweiz zählt sie zu den 50 grössten Schweizer Unternehmen mit über 5000 Mitarbeitenden. Administrativ eine Herausforderung! Denn hier werden allein über 110 000 aktive Leasingverträge verwaltet und bis zu 8 Millionen Dokumente/Datensätze verarbeitet. In dieser dezentralen Unternehmenslandschaft mit Dutzenden von Niederlassungen und Service-Stationen in der Schweiz ist die Notwendigkeit einer hoch effizienten digitalen Daten- und Dokumentenhaltung und IT-Architektur besonders eminent.
Die AMAG fährt gut mit EASY Enterprise
Bereits 2002 entschied sich AMAG für den Einsatz eines Enterprise Content Management (ECM) Systems. Mit Hilfe von EASY ENTERPRISE werden seither tausende von Rechnungen pro Woche verarbeitet und mit SAP integriert. Seit 2009 betreut die Löwenfels Partner AG, Premium Partner der EASY Software AG, das EASY Universum der AMAG.
So wurde 2011 das Kreditoren-Scanning eingeführt und 2012 mit dem Projekt der digitalen Anbindung und zentralen Ablage von Werkstatt-Aufträgen ein neuer Meilenstein im digitalen Dokumenten- Management gesetzt. Finden statt suchen Nur allein die Werkstatt-Auftragsdokumente der AMAG Werkstätten bedeuten ein Papier- Volumen von vielen Ordnern und den Arbeitsaufwand von einigen fleissigen Mitarbeitern in der Zuordnung und Ablage. Pro Tag!
«Finden statt Suchen» lautete die Devise für die Neuorganisation des Auftragsarchivs, um mit Hilfe der Digitalisierung den Ablage- und Such-Aufwand im täglichen Arbeitsablauf zu optimieren. Zielvorgabe war es, die Zentralisierung der Datenhaltung voranzutreiben. Dies beinhaltet u.a. die lückenlose Einbindung ins zentral geführte SAP, maximale Sicherheit bei der Archivierung und Datenhaltung und messbare Reduktion des Pflegeaufwands durch die AMAG-Informatik.
Nach gründlicher Abwägung der Aufwand-/Nutzen-Relation präsentierte die Löwenfels Partner AG ein Konzept, das auf der Basis des Standardproduktes EASY CAPTURE PLUS eine passgenaue Lösung ermöglichte.
Neuorganisation der Abläufe
Der «Startschuss» für die Digitalisierung beginnt heute beim Anlegen eines Kundenauftrags: Bereits beim Ausdruck der Auftragpapiere ist der Barcode mit der Auftragnummer auf dem Papier. Jedes Dossier hat somit eine elektronisch lesbare Kennung, die sofort dem Kundenauftrag zugeordnet werden kann und so jeden einzelnen Werkstatt- Auftrag pro Fahrzeug und Kunde begleitet und automatisch mit SAP verknüpft wird.
Mit leistungsstarken KODAK-Scannern werden vor Ort sämtliche Belege optisch erfasst, über den Barcode der Auftragsnummer zugeordnet und zentral auf den Hauptservern der AMAG abgelegt. Von dort stehen sie jederzeit den über SAP autorisierten Mitarbeitern wieder zur Verfügung. Obwohl erst ein Drittel der Garagenbetriebe an die Digitalisierung angeschlossen sind, werden bereits jetzt ca. 40 000 Aufträge pro Jahr auf diese Weise gescannt und verarbeitet.
Eine gute Wahl: EASY CAPTURE PLUS
Die serverbasierte Architektur von EASY CAPTURE PLUS ist die Grundlage für eine effiziente Digitalisierung und Ablage der elektronischen Dokumente. Die komfortable Erfassung von Dokumenten, die grosse Flexibilität durch den modularen Aufbau sowie die einheitliche, intuitive Benutzerführung zeichnen diese Software aus. Der automatische Abgleich mit bestehenden Datenquellen (z. B. Lieferantennamen) und die komfortable Übergabe in bestehende Verwaltungsprozesse bringen eine deutliche Arbeitserleichterung. Mit EASY CAPTURE PLUS kann mit sehr individuellen Erfassungsmasken auf die Bedürfnisse der Anwender
reagiert werden.