
Verbund von Ausgleichskassen
19 fit für die Zukunft – dank Umstellung auf eine neue Web-Applikation. Damit schliesst Löwenfels ein auf sechs Jahre ausgelegtes, umfangreiches Grossprojekt erfolgreich ab.
Ein Verbund der Ausgleichskassen verwaltet unter anderem AHV-Beiträge und Familienzulagen für kantonale Ausgleichskassen. Damit diese Beiträge und Zulagen reibungslos administriert, fakturiert oder ausbezahlt werden können, setzen die Kassen auf ein hoch automatisiertes und komplett eingebundenes System, welches von Löwenfels entwickelt wurde.
Insgesamt 19 kantonale Ausgleichskassen auf den gleichen technischen Stand zu bringen, war ein hochkomplexes Grossprojekt, das dank solider Projektorganisation und dem geteilten Wissen aller Parteien in einer Zeitspanne von sechs Jahren erfolgreich umgesetzt wurde.
Zahlen und Fakten zum Projekt
Kundenbedürfnisse
Ein Verbund von Ausgleichskassen beabsichtigte, bei seinen angeschlossenen Ausgleichskassen und Sozialversicherungsanstalten ihre bisherige, veraltete Applikation zu ersetzen und auf eine neue, zukunftsorientierte Web-Applikation zu migrieren. Im Rahmen dieses Projekts wurden innerhalb von sechs Jahren die Kassen von einer alten Host-Applikation aufs neue System überführt.
Dabei sollte die neue Web-Applikation von Löwenfels ins bestehende Applikationsportfolio integriert werden. Begleitend dazu war der Auftrag, alle Anwender auf die neue Software zu schulen. Auch Support, Wartung und Weiterentwicklung der neuen Lösung musste gemäss Kundenauftrag im Rahmen der Softwarepflege sichergestellt werden. Hinzu kommt, dass bei diesem Projekt die gesetzlichen Anforderungen jederzeit und im laufenden Betrieb umgesetzt werden mussten.
Dies führte zu einer komplexen Aufgabenstellung mit vielen wechselnden Variablen, für deren Lösung eine solide Organisation des Projekts unerlässlich war. Klar war auch, dass für den Erfolg dieses Projekts eine iterative Vorgehensweise mit rascher Umsetzung von Learnings notwendig sein würde. Löwenfels Partner AG übernahm eine wichtige Rolle in der Projektleitung und baute dafür das Project Management Office (PMO) auf, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Definierte Ziele
Gemeinsam mit dem Verbund der Ausgleichskasse, Fachexperten der Ausgleichskassen und dem Löwenfels Projekt-Team wurden die Wünsche der Stakeholder festgehalten und die zeitliche Umsetzung geplant. Die Ziele wurden wie folgt definiert:
- 19 Kassen und Anstalten sollen von einer alten Softwarelösung auf die moderne Web-Applikation überführt werden
- Definieren der neuen Zielarchitektur
- Einbindung der Web-Applikation ins bestehende Applikations-Portfolio des Verbundes mit Schnittstellenanbindung an diverse Umsysteme
- Migration der bestehenden Daten ins neue System
- Schulung der Anwender
- Aufbau einer Support- und Betriebsorganisation für langfristige Nutzung der Software
Die alte Software-Lösung bot den Ausgleichskassen kaum Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Automatisierung/Digitalisierung von Behördenprozessen. So war es auch kam möglich, die anstehenden gesetzlichen Änderungen (AHV-Revision) umzusetzen. Neu setzen alle Kassen auf eine moderne, Web-basierte Lösung, um Arbeitsschritte zu vereinfachen und für die Zukunft gerüstet zu sein.
Ergebnisse
Nachdem nun die 19 Ausgleichskassen erfolgreich ans neue System angeschlossen sind, sieht man den Effizienzgewinn in der tagtäglichen Arbeit und hat zudem eine optimale Voraussetzung, um weiter Geschäftsprozesse zu optimieren. Für Daniel Britschgi, PMO bei Löwenfels, ein Erfolg: Das Grossprojekt war herausfordernd und intensiv. Alle Projektbeteiligten sind jedoch stolz, auf das Geleistete und das Erzielte zurückzublicken.
Der Wechsel der Software bot zudem Chancen, bei einigen Kunden zusätzlich die bisherigen Arbeitsabläufe zu hinterfragen und zu optimieren. Somit konnte Löwenfels ebenfalls das Process Change Management aktiv mitgestalten und begleiten.
Unter anderem wurden folgende Ergebnisse erreicht:
- Erfolgreiche Implementierung der Applikation inklusive Datenmigration von Oracle zu DB2 bei allen Kunden
- Integration der Software in bestehendes Applikations-Portfolio, inklusive Schnittstellen zu Umsystemen
- Gewinnende Zusammenarbeit mit dem Kunden unter agilen Entwicklungsmethoden (SCRUM, Kanban)
- Anwenderschulung und Aufbau Supportorganisation (ITIL) mit SLA
- Überführung der Projektorganisation in eine Betriebsorganisation
Und all diese Ergebnisse wurden unter der Einhaltung der strengen gesetzlichen Vorgaben erzielt und beinhalten dabei noch kantonale Spezifika, die identifiziert und berücksichtigt werden mussten.
«Ein herausforderndes Grossprojekt – aber gemeinsam mit den Kunden hat Löwenfels es geschafft, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen. Eine solide Projektorganisation, gepaart mit einer agilen Vorgehensweise, war hierbei der Schlüssel zum Erfolg. Nun können wir den 19 Ausgleichskassen die von uns entwickelte Software zur Verfügung stellen und blicken stolz und glücklich auf die Jahre der guten Zusammenarbeit unserer Teams mit Kunden, Partnern und Lieferanten zurück.»