Digitales Archiv: Finden statt suchen im Unternehmensalltag

Der Vertrag liegt im Kundenordner auf SharePoint. Oder vielleicht sogar noch in Papierform in einem Aktenordner. Die initiale Bestellung ist im CRM hinterlegt. Die dazugehörige Rechnung liegt im Buchhaltungsprogramm. Und die Korrespondenz dazu findet sich, irgendwo in einem Postfach mit tausend anderen Nachrichten. So sieht der Alltag in vielen Schweizer Unternehmen aus.

Die Frage ist einfach, die Antwort meist unangenehm: Was kostet Sie die tägliche Suche nach Dokumenten eigentlich?

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💡Das Wichtigste kompakt zusammengefasst

• Wachsende Datenmengen und verteilte Ablagen kosten Unternehmen täglich Zeit und erschweren Nachweise bei Audits.
• Ein Backup ist noch lange kein Archiv, denn die beiden verfolgen unterschiedliche Ziele: Sicherung im Notfall statt gezieltes, dauerhaftes Wiederfinden.
• Ein zentrales, digitales Archiv bündelt Dokumente sicher und nachvollziehbar und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• KI-basierte Metadaten-Erfassung übernimmt das Verschlagworten von Dokumenten und macht die Suche im Archiv deutlich zuverlässiger.
• Der Betrieb ist On-Premise, in der Cloud oder hybrid möglich, je nach Anforderungen an Datenschutz, IT-Ressourcen und Budget.
• Eine sorgfältige Einführung mit klarer Struktur, definierten Berechtigungen und geschulten Mitarbeitenden entscheidet über den langfristigen Nutzen.

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Vier Herausforderungen im Dokumentenalltag

Viele Teams sind täglich mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Einige davon könnten sein:

Wachsende Datenmengen. Mit jedem Jahr, jedem Projekt und jedem neuen Kunden wächst die Zahl der Dokumente. Ohne klare Struktur wird diese Menge zunehmend schwerer zu ordnen und zu überblicken.

Suchaufwand. Eine verteilte Ablage über Ordner, Postfächer und Laufwerke kostet täglich Zeit. Wissen, das irgendwo im System verborgen liegt, bremst Mitarbeitende in ihrem Arbeitstempo, jeden Tag ein bisschen.

Nachweise. Manuell verwaltete Belege und unklare Versionen erschweren Audits. Das macht Kontrollen aufwendig, langsam und mit Blick auf die Rechtssicherheit riskant.

Für die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbüchern gelten in der Schweiz bestimmte gesetzliche Vorgaben, etwa zur Nachvollziehbarkeit und zur Aufbewahrungsdauer. Einen praxisnahen Überblick zu den gesetzlichen Grundlagen bietet die Information des KMU-Portals des Bundes zur elektronischen Aufbewahrung der Geschäftsbücher.

Systembrüche. Verteilen sich Dokumente über mehrere Datenquellen, steigt der Aufwand für Betrieb und Support. Jede zusätzliche Ablage ist eine weitere Stelle, die gepflegt und abgesichert werden muss.

Ein Backup ist noch kein Archiv

Viele Unternehmen verlassen sich auf ihr Backup, wenn es um die Aufbewahrung wichtiger Dokumente geht. Das greift zu kurz. Ein Backup sichert den aktuellen Zustand eines Systems für den Notfall, nicht aber für das gezielte Wiederfinden.

Ein Archiv verfolgt ein anderes Ziel. Dokumente werden bewusst und dauerhaft abgelegt, mit Metadaten versehen und durchsuchbar gemacht. Sie bleiben über Jahre unverändert und nachvollziehbar, unabhängig vom ursprünglichen System.

Der Unterschied zeigt sich im Ernstfall: Ein Backup wird irgendwann überschrieben. Ein Archiv muss gesetzliche Aufbewahrungsfristen über Jahre erfüllen und die Vollständigkeit der Dokumente nachweisen können, etwa bei einer Revision.

Die Lösung: ein Archiv mit klaren Prozessen

Ein digitales Archiv bündelt Dokumente zentral, sicher und nachvollziehbar. Informationen werden schneller gefunden, Prozesse werden effizienter, und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben lässt sich einfacher nachweisen.

Drei Eigenschaften machen ein solches Archiv für Unternehmen besonders wertvoll:

Revisionssichere Archivierung. Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt. Das schafft die Grundlage für Audits und Prüfungen.

Zentrale Dokumentenablage. Alle Geschäftsunterlagen liegen an einem Ort, unabhängig davon, aus welcher Quelle sie stammen. Sie sind zudem jederzeit abrufbar und das unabhängig vom Standort.

Smartes KI-Archiv. Künstliche Intelligenz übernimmt die Erfassung von Metadaten und macht aus dem Archiv eine aktive Wissensquelle statt einer reinen Ablage.

Was Ihre Organisation gewinnt

Durch den Einsatz von einem digitalen Archiv ergeben sich folgende Vorteile:

• Zentrale Dokumentenablage
• KI-basierte Metadaten-Extraktion
• Schnelle Suche und weniger manuelle Arbeit
• Nachvollziehbare Zugriffe und Versionen
• Integration in SAP, weitere ERP-Systeme und Microsoft 365
• Betrieb On-Premise, in der Cloud oder hybrid
• Skalierbar für wachsende Datenmengen

Ein Punkt davon lohnt sich, genauer zu betrachten: die KI-basierte Metadaten-Extraktion. Statt Dokumente von Hand zu verschlagworten, erkennt die KI relevante Angaben wie Rechnungsnummer, Datum oder Absender direkt beim Einlesen. Das spart viel Zeit im Tagesgeschäft und macht das Archiv zu einer aktiven Wissensquelle, die zuverlässige Suchergebnisse liefert, statt zu einem Ort, an dem Dokumente lediglich abgelegt werden.

Auch für Unternehmen mit einem bestehenden ERP-System wie SAP lohnt sich der Blick aufs Archiv: Werden ältere Belege gezielt ausgelagert, bleibt das operative System schlank. Berichte laden schneller, die Suche im ERP-System bleibt reaktionsschnell, und zusätzliche Speicherkosten lassen sich verzögern oder vermeiden.

Cloud, On-Premise oder hybrid: welche Betriebsform passt?

Ein digitales Archiv lässt sich auf unterschiedliche Arten betreiben. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab.

Cloud. Die Daten liegen bei einem Anbieter, der Betrieb, Updates und Sicherung übernimmt. Das reduziert den internen Aufwand und erleichtert den Zugriff von verschiedenen Standorten aus. Im Gegenzug hängt die Verfügbarkeit von der Internetverbindung ab, und der Standort der Daten sollte bei der Anbieterwahl geklärt werden.

On-Premise. Das Archiv läuft auf der eigenen Infrastruktur. Das gibt volle Kontrolle über die Daten und ist oft die bevorzugte Lösung bei besonders sensiblen Informationen. Dafür braucht es eigenes IT-Know-how und eigene Ressourcen für Betrieb, Wartung und Sicherheit.

Hybrid. Ein Teil der Daten läuft in der Cloud, ein Teil bleibt On-Premise. Das erlaubt Flexibilität, etwa wenn gewisse Dokumente aus regulatorischen Gründen im eigenen Haus bleiben müssen, während andere von den Vorteilen der Cloud profitieren sollen. Diese Flexibilität bringt allerdings auch eine komplexere Systemlandschaft mit sich, die entsprechend betreut werden muss.

Welche Variante am Ende die richtige ist, lässt sich am besten anhand der konkreten Anforderungen im Unternehmen klären, etwa zu Datenschutz, vorhandenem IT-Know-how und Budget.

Auch für KMU ein Thema, nicht nur für Grossunternehmen

Digitale Archivierung wird oft mit grossen Konzernen und ihren Millionen von Dokumenten verbunden. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das Thema jedoch mindestens so relevant.

Gerade in KMU sind Zuständigkeiten oft weniger klar geregelt als in grossen Organisationen. Eine Person übernimmt mehrere Aufgaben gleichzeitig. Wenn dann noch unklar ist, wo ein Dokument abgelegt wurde, geht wertvolle Zeit verloren. Ein digitales Archiv schafft hier klare Strukturen, ohne dass dafür eine grosse IT-Abteilung nötig ist.

Auch der sichere Zugriff auf wichtige Unterlagen spielt eine Rolle. Fällt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus, sollen wichtige Dokumente trotzdem auffindbar sein. Mit einer zentralen, digitalen Ablage ist dieses Wissen nicht an eine einzelne Person gebunden.

Welche Dokumente sich digital archivieren lassen

Praktisch jedes Geschäftsdokument kann in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Typische Beispiele sind:

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Verträge mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Personalunterlagen
• Lieferscheine
• Projektunterlagen
• E-Mails und Korrespondenz
• Kundendokumente
• weitere Geschäftsunterlagen wie Protokolle oder interne Weisungen

Die meisten digitalen Archive unterstützen dabei verschiedene Dateiformate, von PDF über Bilddateien bis zu Office-Dokumenten. So lassen sich auch gescannte Papierunterlagen problemlos integrieren.

Worauf bei der Einführung zu achten ist

Ein digitales Archiv bringt nur dann Nutzen, wenn die Einführung sorgfältig geplant wird. Aus der Praxis haben sich folgende Punkte als besonders wichtig erwiesen.

Klare Ablagestruktur. Bevor Dokumente digitalisiert werden, lohnt es sich, eine sinnvolle Struktur festzulegen. Kategorien, Metadaten und Namenskonventionen sollten für alle Mitarbeitenden verständlich sein.

Definierte Berechtigungen. Nicht jede Person braucht Zugriff auf alle Dokumente. Rollen und Rechte sollten von Beginn an klar geregelt sein, damit sensible Unterlagen geschützt bleiben.

Datenschutz. Personendaten und vertrauliche Geschäftsunterlagen müssen den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Das betrifft sowohl die Speicherung als auch den Zugriff und die Aufbewahrungsfristen. Einen Überblick über die aktuellen Anforderungen an Schweizer Unternehmen bietet die Rubrik Datenschutz des KMU-Portals des Bundes.

Benutzerfreundlichkeit. Ein System wird nur genutzt, wenn es einfach zu bedienen ist. Komplizierte Abläufe führen dazu, dass Mitarbeitende auf alte Gewohnheiten zurückgreifen.

Saubere Migration bestehender Dokumente. Der Umzug von Papierordnern und verstreuten Dateien ins neue Archiv sollte strukturiert erfolgen. Eine unsaubere Migration schafft neue Unordnung, statt Ordnung zu schaffen.

Schulung der Mitarbeitenden. Ein neues System braucht Zeit, bis es sich im Alltag etabliert. Eine kurze Einführung erleichtert den Umstieg und beugt Widerstand vor.

Langfristige Skalierbarkeit. Ein Unternehmen verändert sich, wächst oder passt seine Prozesse an. Das digitale Archiv sollte diesen Weg mitgehen können, ohne dass später eine komplette Neulösung nötig wird.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus dem öffentlichen Sektor: Die Sozialversicherungen Appenzell Ausserrhoden migrierten im Rahmen einer Systemablösung rund 6,1 Millionen Dokumente in ein neues digitales Archiv, ohne einen Betriebsunterbruch für die Mitarbeitenden. Auch wenn ein Unternehmen mit kleineren Dokumentenmengen arbeitet, zeigt das Beispiel: Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich eine Migration zuverlässig und ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts umsetzen.

Fazit

Ein digitales Archiv schafft Ordnung in der Dokumentenverwaltung, spart Zeit im Tagesgeschäft und erleichtert den Nachweis, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Das gilt nicht nur für grosse Organisationen, sondern gerade auch für KMU, die mit klaren Strukturen und effizienten Prozessen viel gewinnen können.

Wer sich mit dem Thema auseinandersetzt, sollte zuerst prüfen, wo die grössten Engpässe im eigenen Dokumentenalltag liegen. Wer diesen Schritt gehen möchte, findet bei Löwenfels eine Anlaufstelle für eine unverbindliche Beratung.