Wie geht eigentlich digitales Vertragsmanagement?
Papier ist ein grossartiges Medium, um Ideen festzuhalten, sich kreativ auszutoben oder als Material, um einen Papierflieger zu basteln.
Aber Papier als Grundlage für einen Vertrag? Diese Tage könnten bald vorbei sein.
Denn ein Vertrag auf Papier benötigt einen sicheren Lagerplatz, kann leicht verschollen gehen oder von unbefugten Dritten eingesehen werden und kann sich auch nicht automatisch melden, falls etwas aus der Abmachung nicht eingehalten wird oder eine Deadline zu verstreichen droht.
Also eigentlich alles Faktoren, die essentiell sind, um vertraglich geregelte Abmachungen zu sichern und einzuhalten. Sind wir uns also bereits einig, dass wir den Schritt weg von Papier machen müssen? Es gibt auch bereits einen etablierten Weg, wie das geht: Durch digitales Vertragsmanagement.
Die Vorteile von digitalem Vertragsmanagement
Zeitersparnis durch die sekundenschnelle Erstellung und automatische Indexierung von Verträgen, Beilagen und Schriftverkehr.
Sind digital verwaltete Verträge wirklich ein Fortschritt? Folgende fünf konkreten Vorteile bietet digitales Vertragsmanagement gegenüber der Verwaltung von Verträgen auf Papier:
⏳ Zeit- und Kostenersparnis: Digitale Vertragsmanagement-Systeme machen es möglich, Verträge elektronisch zu erstellen, zu speichern und zu verwalten. Beilagen und Schriftverkehr werden automatisch indexiert. Das spart langfristig Zeit und Geld ein.
🤝 Verbesserte Zusammenarbeit: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es, Verträge von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten und überprüfen zu lassen, was die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung erleichtert.
🔐Sicherheit: Digitales Vertragsmanagement bietet in der Regel höhere Sicherheitsstandards als Papierdokumente, da die Verträge über Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen geschützt sind.
🪕 Einfache Suche und Zugriff: Digital abgelegt und gesteuert, können Verträge schnell und einfach gesucht und aufgerufen werden – und zwar überall, auch im Ausseneinsatz. Für Mitarbeitende wie auch für Kunden ist das ein Gewinn.
💡 Nachvollziehbarkeit: Digitale Vertragsmanagement-Systeme protokollieren Änderungen und Aktivitäten rund um Verträge. Dies macht es einfacher, den Fortschritt und den Status von Verträgen nachzuvollziehen.
Dies sind nur die offensichtlichsten Vorteile, die ein Umstieg auf ein digitales Vertragsmanagement mit sich bringt. Auch die Möglichkeit, ein Workflow gesteuertes Fristenmanagement mit Erinnerungs- oder Eskalationsfunktionen zu implementieren, ist für viele Unternehmen ein grosser Gewinn.
Und wir stellen fest: Die Vorteile, seine Verträge nicht auf Papier, sondern digital zu verwalten, teilen sich viele Punkte mit den generellen Vorteilen eines ECM-Systems. Genau: Was war ein ECM nochmal?
Vertragsmanagement und ECM-Strategie
Unternehmen nutzen Enterprise Content Management (kurz: ECM), um bei sich im Betrieb alltägliche Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden effizienter und einfacher zu gestalten.
Ein ECM-System hat die Aufgabe, den Informationsfluss in einem Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein so digitalisiertes Dossier bietet die Möglichkeit, Dokumente, Daten und Informationen (= Content) aller Art zu finden, sie mit Workflows zu verknüpfen, sich über Collaboration-Tools auszutauschen oder mit Analysetools auszuwerten.
Mitarbeitende können somit digital Dokumente Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren – und sie sogar digital signieren. Und zwar von überall auf der Welt. Unternehmen, die den Sprung ins digitale Dokumenten-Management gemacht haben, fragen sich oft, wie sie je ohne diese Technologie arbeiten konnten.
Vertragsmanagement kann zwar Teil einer ECM-Strategie sein, aber ein bestehendes ECM ist nicht zwingend eine Voraussetzung, um digitale Verträge umzusetzen. Viele unserer Kunden beispielsweise entscheiden sich zuerst für eine standalone Vertrags-Funktionalität. Dies lässt ihnen die Flexibilität, sich später für weitere ECM-Komponenten zu entscheiden, ganz nach ihren Anforderungen und Wachstumsplänen.
Wie sicher sind digitale Vertragsdokumente?
Die Sicherheit von digitalen Vertragsdokumenten hängt in erster Linie von den Sicherheitsfunktionen und -massnahmen der verwendeten Geräte und Systeme ab.
In der Regel bieten digitale Tools für das Vertragsmanagement höhere Sicherheitsstandards als Papierdokumente, da sie durch Verschlüsselung und Freigaben vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Vertragsablagen beispielsweise werden bei den meisten Anbietern standardmässig mit einer 256-Bit-Verschlüsselung gesichert.
Darüber hinaus gelten natürlich auch für digitale Verträge die Sicherheits-Richtlinien, die für alle elektronischen Datenverarbeitungen gelten:
Verwendung von sicheren Passwörtern sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugriff auf die digitalen Dokumente zu schützen.
Geräte, auf denen digitale Verträge gespeichert oder bearbeitet werden, sollten mit Antivirus-Software und Firewalls geschützt werden.
Ausschliesslich Cloud-Speicherdienste mit hohen Sicherheitsstandards nutzen, um darauf Dokumente zu speichern.
Nur digitale Tools nutzen, die von renommierten Anbietern entwickelt wurden.
Wir halten fest: Die Basis von digitalen Vertragsdokumenten ist an sich sicher. Entsprechende Schutzmassnahmen werden von Anfang an mit in die Systeme eingebaut. Natürlich ist es auch an den Nutzenden, «best practice» walten zu lassen, um auch von der User-Seite aus die Sicherheit der angebundenen Geräte und Devices zu gewährleisten.
Wie aufwändig ist der Umstieg auf digitales Vertragsmanagement?
Natürlich hat jedes Unternehmen individuelle Voraussetzungen, was die Digitalisierung ihrer Dokumente und Verträge angeht. Deshalb ist es wichtig, sich umfassend beraten zu lassen.
Spezialisierte Software-Unternehmen haben die Expertise und geschulten Profis für eine fundierte Beratung und gehen gerne individuell auf die Anforderungen der Betriebe ein. Besonders spannend sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede bei KMUs und grossen Konzernen bis hin zu Kantonen. Doch dazu gleich mehr im nächsten Absatz.
Wir bei Löwenfels haben digitales Vertragsmanagement in Betrieben auch schon innerhalb einer Arbeitswoche implementiert. Innert fünf Tagen war das System installiert und die Mitarbeitenden konnten mit der neuen, digitalen Lösung rasch ihre Abläufe optimieren und die Produktivität steigern.
Diese Schweizer Unternehmen setzen auf digitales Vertragsmanagement
Wie wichtig digitales Vertragsmanagementin Betrieben geworden sind, zeigen die folgenden Beispiele aus der Schweizer Wirtschaft. Überall dort, wo grosse Mengen an Daten und Verträgen verlässlich und effizient verarbeitet werden müssen, haben digitale Verträge und teilweise auch ein ergänzendes ECM für gesteigerte Produktivität gesorgt.
Kantone beispielsweise sind besonders gefordert, wenn komplexe Kostenrechnungen im Gesundheitswesen anfallen. Der Kanton Luzern zum Beispiel setzt die «eReKo» genannte Software ein, um jährlich 60’000 Rechnungen effizient verarbeiten zu können.
Und auch die Privatwirtschaft profitiert natürlich von digitalem Vertragsmanagement: Die Automobil-Gruppe AMAGzum Beispiel setzt seit 2002 auf ein ECM-System, verarbeitet damit tausende von Rechnungen wöchentlich und integriert die Daten mit seinem SAP-System.
Dann noch eine Erfolgsgeschichte aus dem Zürcher Oberland: Die Sauber Gruppe, bekannt für mechanische High-Tech und rasante Boliden auf der Rennstrecke. Die stetige Zunahme der Verträge, die die Sauber Gruppe als international tätiges Unternehmen verwalten muss, führte zu hohem Administrationsaufwand. Nach dem Wechsel auf ein digitales ECM, nutzt die Sauber Gruppe nun Funktionen wie DMS Ablagen für Handbücher und Dokumente und hinterlegt zudem automatisch Fristen für die verschiedenen Vertragsarten.
Auch wir bei Löwenfels setzen auf die digitale Vertragsmanagementlösung und profitieren so von allen Vorteilen, die diesee Lösung mit sich bringt.
Wer kann mir beim Umsetzen eines digitalen Vertragsmanagements helfen?
ECM- und Vertrags-Experten wie unser Team bei Löwenfels. Gerne erklären wir Ihnen die Abläufe im Detail.
Unsere Lösungen helfen Ihnen, die digitale Transformation Ihres Unternehmens zu beschleunigen. Unsere Kundschaft profitiert von automatisieren Prozessen, digitalisierten und gebündelten Daten – und steigern so die Effizienz ihrer Abläufe.
Unsere Stärke ist die perfekte Anpassung von Standardlösungen auf deine Geschäftsprozesse und -strukturen. Unsere etablierten Lösungen für ECM und Vertragsmanagement liefern Ihnen so alle Informationen, die Sie zum Arbeiten brauchen – 24/7 und ortsunabhängig.
Ihr Kontakt für digitales Vertragsmanagement
Sie möchten die Prozesse in Ihrem Unternehmen von papierbasiert auf digital umstellen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Unser Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus – papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit.
Autor
Christoph Heimgartner
Digital Business Transformation Manager
Christoph Heimgartner ist seit 12 Jahren als Berater mit einem hohen Praxisbezug in der Software-gestützten Welt der digitalen Transformation unterwegs.
Im Bereich DMS/ECM/Archiv, Multikanal Capture-/Extraktion und Workflow/Business Process pusht er Lösungen, die technologisch zukunftssicher sind und den Kunden in einem hohen Masse auskunfts- und handlungsfähig machen.
Was ist Enterprise Content Management – Und wozu brauchen Unternehmen es?
Veröffentlich am:
Unternehmen nutzen Enterprise Content Management – kurz ECM –, um bei sich im Betrieb alltägliche Arbeitsabläufe der Mitarbeiter effizienter und einfacher zu gestalten. Damit senken die Unternehmen sowohl Kosten als auch ihre Unternehmensrisiken.
Wie identifiziert man digitalisierbare Geschäftsprozesse?
Veröffentlich am:
Switzerland Innovation Park Central und die Innovationshelden haben zum Cross Industry Event gerufen – und Löwenfels war ebenfalls Teil davon. Sie waren nicht dabei? Macht nichts. Wir erzählen Ihnen, wer welche Themen aufgegriffen hat und wie der Event ablief.
Individualsoftware vs. Standardsoftware: Hilfestellung für die richtige Entscheidung
Veröffentlich am:
Immer wieder werden wir gefragt, wann die Entwicklung einer individuellen Software die vorteilhaftere Lösung ist als die Verwendung einer Standardsoftware. Eine pauschale Antwort ist schwierig. Wir möchten Ihnen aber eine Entscheidungshilfe mit auf den Weg geben, damit Sie dies für Ihr Unternehmen besser beantworten können.
