Papier ist ein grossartiges Medium, um Ideen festzuhalten, sich kreativ auszutoben oder als Material, um einen Papierflieger zu basteln. Aber Papier als Grundlage für einen Vertrag? Diese Tage könnten bald vorbei sein.
Denn ein Vertrag auf Papier benötigt einen sicheren Lagerplatz, kann leicht verschollen gehen oder von unbefugten Dritten eingesehen werden und kann sich auch nicht automatisch melden, falls etwas aus der Abmachung nicht eingehalten wird oder eine Deadline zu verstreichen droht.
Also eigentlich alles Faktoren, die essentiell sind, um vertraglich geregelte Abmachungen zu sichern und einzuhalten. Sind wir uns also bereits einig, dass wir den Schritt weg von Papier machen müssen? Es gibt auch bereits einen etablierten Weg, wie das geht: Durch digitales Vertragsmanagement.
Zeitersparnis durch die sekundenschnelle Erstellung und automatische Indexierung von Verträgen, Beilagen und Schriftverkehr.
Sind digital verwaltete Verträge wirklich ein Fortschritt?
Folgende fünf konkreten Vorteile bietet digitales Vertragsmanagement gegenüber der Verwaltung von Verträgen auf Papier:
Dies sind nur die offensichtlichsten Vorteile, die ein Umstieg auf ein digitales Vertragsmanagement mit sich bringt. Auch die Möglichkeit, ein Workflow gesteuertes Fristenmanagement mit Erinnerungs- oder Eskalationsfunktionen zu implementieren, ist für viele Unternehmen ein grosser Gewinn.
Und wir stellen fest: Die Vorteile, seine Verträge nicht auf Papier, sondern digital zu verwalten, teilen sich viele Punkte mit den generellen Vorteilen eines ECM-Systems. Genau: Was war ein ECM nochmal?
Unternehmen nutzen Enterprise Content Management (kurz: ECM), um bei sich im Betrieb alltägliche Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden effizienter und einfacher zu gestalten.
Ein ECM-System hat die Aufgabe, den Informationsfluss in einem Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein so digitalisiertes Dossier bietet die Möglichkeit, Dokumente, Daten und Informationen (= Content) aller Art zu finden, sie mit Workflows zu verknüpfen, sich über Collaboration-Tools auszutauschen oder mit Analysetools auszuwerten.
Mitarbeitende können somit digital Dokumente Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren – und sie sogar digital signieren. Und zwar von überall auf der Welt. Unternehmen, die den Sprung ins digitale Dokumenten-Management gemacht haben, fragen sich oft, wie sie je ohne diese Technologie arbeiten konnten.
Vertragsmanagement kann zwar Teil einer ECM-Strategie sein, aber ein bestehendes ECM ist nicht zwingend eine Voraussetzung, um digitale Verträge umzusetzen. Viele unserer Kunden beispielsweise entscheiden sich zuerst für eine standalone Vertrags-Funktionalität. Dies lässt ihnen die Flexibilität, sich später für weitere ECM-Komponenten zu entscheiden, ganz nach ihren Anforderungen und Wachstumsplänen.
Die Sicherheit von digitalen Vertragsdokumenten hängt in erster Linie von den Sicherheitsfunktionen und -massnahmen der verwendeten Geräte und Systeme ab.
In der Regel bieten digitale Tools für das Vertragsmanagement höhere Sicherheitsstandards als Papierdokumente, da sie durch Verschlüsselung und Freigaben vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Vertragsablagen beispielsweise werden bei den meisten Anbietern standardmässig mit einer 256-Bit-Verschlüsselung gesichert.
Darüber hinaus gelten natürlich auch für digitale Verträge die Sicherheits-Richtlinien, die für alle elektronischen Datenverarbeitungen gelten:
Wir halten fest: Die Basis von digitalen Vertragsdokumenten ist an sich sicher. Entsprechende Schutzmassnahmen werden von Anfang an mit in die Systeme eingebaut. Natürlich ist es auch an den Nutzenden, «best practice» walten zu lassen, um auch von der User-Seite aus die Sicherheit der angebundenen Geräte und Devices zu gewährleisten.
Natürlich hat jedes Unternehmen individuelle Voraussetzungen, was die Digitalisierung ihrer Dokumente und Verträge angeht. Deshalb ist es wichtig, sich umfassend beraten zu lassen.
Spezialisierte Software-Unternehmen haben die Expertise und geschulten Profis für eine fundierte Beratung und gehen gerne individuell auf die Anforderungen der Betriebe ein. Besonders spannend sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede bei KMUs und grossen Konzernen bis hin zu Kantonen. Doch dazu gleich mehr im nächsten Absatz.
Wir bei Löwenfels haben digitales Vertragsmanagement in Betrieben auch schon innerhalb einer Arbeitswoche implementiert. Innert fünf Tagen war das System installiert und die Mitarbeitenden konnten mit der neuen, digitalen Lösung rasch ihre Abläufe optimieren und die Produktivität steigern.
Wie wichtig digitales Vertragsmanagement in Betrieben geworden sind, zeigen die folgenden Beispiele aus der Schweizer Wirtschaft. Überall dort, wo grosse Mengen an Daten und Verträgen verlässlich und effizient verarbeitet werden müssen, haben digitale Verträge und teilweise auch ein ergänzendes ECM für gesteigerte Produktivität gesorgt.
Kantone beispielsweise sind besonders gefordert, wenn komplexe Kostenrechnungen im Gesundheitswesen anfallen. Der Kanton Luzern zum Beispiel setzt die «eReKo» genannte Software ein, um jährlich 60’000 Rechnungen effizient verarbeiten zu können.
Und auch die Privatwirtschaft profitiert natürlich von digitalem Vertragsmanagement: Die Automobil-Gruppe AMAG zum Beispiel setzt seit 2002 auf ein ECM-System, verarbeitet damit tausende von Rechnungen wöchentlich und integriert die Daten mit seinem SAP-System.
Dann noch eine Erfolgsgeschichte aus dem Zürcher Oberland: Die Sauber Gruppe, bekannt für mechanische High-Tech und rasante Boliden auf der Rennstrecke. Die stetige Zunahme der Verträge, die die Sauber Gruppe als international tätiges Unternehmen verwalten muss, führte zu hohem Administrationsaufwand. Nach dem Wechsel auf ein digitales ECM, nutzt die Sauber Gruppe nun Funktionen wie DMS Ablagen für Handbücher und Dokumente und hinterlegt zudem automatisch Fristen für die verschiedenen Vertragsarten.
Auch wir bei Löwenfels setzen auf die digitale Vertragsmanagementlösung und profitieren so von allen Vorteilen, die diesee Lösung mit sich bringt.
ECM- und Vertrags-Experten wie unser Team bei Löwenfels. Gerne erklären wir Ihnen die Abläufe im Detail.
Unsere Lösungen helfen Ihnen, die digitale Transformation Ihres Unternehmens zu beschleunigen. Unsere Kundschaft profitiert von automatisieren Prozessen, digitalisierten und gebündelten Daten – und steigern so die Effizienz ihrer Abläufe.
Unsere Stärke ist die perfekte Anpassung von Standardlösungen auf deine Geschäftsprozesse und -strukturen. Unsere etablierten Lösungen für ECM und Vertragsmanagement liefern Ihnen so alle Informationen, die Sie zum Arbeiten brauchen – 24/7 und ortsunabhängig.
Sie möchten die Prozesse in Ihrem Unternehmen von papierbasiert auf digital umstellen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Unser Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus – papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit.
Christoph Heimgartner ist seit 12 Jahren als Berater mit einem hohen Praxisbezug in der Software-gestützten Welt der digitalen Transformation unterwegs.
Im Bereich DMS/ECM/Archiv, Multikanal Capture-/Extraktion und Workflow/Business Process pusht er Lösungen, die technologisch zukunftssicher sind und den Kunden in einem hohen Masse auskunfts- und handlungsfähig machen.
