Vollintegration von eDossiers – Wer will da weiterhin noch die Insellösung?

Fachbericht:

Gleiche Daten in verschiedenen Systemen und noch dazu von Hand eingeben? Nach wie vor ein gängiges Szenario in der HR-Systemlandschaft. Papierdossiers im Informationszeitalter sind an sich bereits ein Anachronismus und sie führen zwangsläufig zu einem Systembruch.

Wird aber eine integrierte Lösung angestrebt – was nur schon aufgrund von Kostenvorteilen interessant ist – lohnt es sich darüber nachzudenken, wie Arbeitsprozesse gestaltet und aufgesetzt werden. Die zukünftige Anordnung einer Struktur muss vorhandene (Stamm-) Daten verwenden und Nachweisdokumente, wenn nötig mit einer rechtsgültigen Unterschrift versehen können. Zudem muss sie fähig sein, Dokumente direkt in eine rechtskonforme Ablage zu speichern oder per E-Mail an einen definierten Adressaten zu liefern. Und all das, ohne unterwegs in ausgedruckter Form bearbeitet werden zu müssen. Dabei muss es selbstverständlich sein, Datenschutzgesetze zu beachten, so dass nicht unberechtigte Personen Dateneinsicht erhalten oder solche innerhalb des Workflows Tätigkeiten ausüben können, die nicht ihrem Berechtigungsprofil entsprechen. Ein eDossier, im eigentlichen Sinne des Begriffes, muss all dies können und bietet darüber hinaus eine Volltextsuche, virtuelles Blättern, automatische Löschvormerkungen und mit dem Anbringen von Notizen viele zusätzlich Annehmlichkeiten.

Das Erzeugen von Dokumenten und Steuern von Prozessen, bedingt allerdings fundiertes, internes Know-how, welches auf Anbieterseite allenfalls in standardisierter Form vorhanden ist. Entsprechend muss es auf die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Einmal mehr ist HR als starker Fürsprecher und Umsetzer einer vollintegrierten Lösung gefordert. Die reine Digitalisierung von Akten und der Zugriff von dezentralen Personalverantwortlichen, zum Beispiel über eine Weblösung auf ein nicht HR-spezifisches Datenmanagementsystem, bringt nicht sehr viel. Die dabei verwendeten Zugriffsberechtigungskonzepte sind meist nicht ausgereift, somit pflegeintensiv und unflexibel. Wäre diese Hürde vielleicht noch zu schaffen, scheitert es bei der Vergabe von Zugriffsrechten für Vorgesetzte meist an der begrenzten Anzahl Lizenzen.

Wie auch immer die zukünftige System-Architektur gestaltet wird, der Grundsatz, Daten «nur» einmal zu erfassen, gilt selbstverständlich auch im Umgang mit Personaldaten. Die Weitergabe und Verarbeitung von Daten, innerhalb miteinander verbundenen Systemen ist deshalb ein wichtiger Teil, der viel Aufmerksamkeit verdient. Der Schutz der Daten spielt dabei eine zentrale Rolle. Allerdings basieren Anbieterlösungen für digitale Personaldossiers vielfach auf einem CMS (Content Management System) und sind so auch bestens in der Lage Personaldaten problemlos sicherheits- und datenschutzkonform zu verwalten und auch Schnittstellen, welche diesen Kriterien entsprechen, verfügbar zu machen.

Um ein eDossier-Projekt erfolgreich durchzuführen sind neben den fast schon selbstverständlich gewordenen Projektmanagementfähigkeiten folgende Themen wichtig:

Diese Themen werden in einer mehrteiligen Artikelserie hier vorgestellt.

Das Wichtigste in Kürze

Personaldossiers in Papierform stehen einer Vollintegration in eine vorhandene Systemlandschaft im Weg. eDossiers im eigentlichen Sinne des Begriffes lassen keine Halbheiten im Dokumentenmanagement zu. Vollintegration führt also zwangsläufig über intelligente CM-Systeme (Content Management).

Jürg Keller

Autor: Jürg Keller, Betriebsökonom FH und MAS in HR.
Als Finanzcontroller und langjähriger Personalverantwortlicher in verschiedenen Industrieunternehmen der Schweiz tätig. Heute freischaffender Berater.

2019-06-11T16:19:58+02:00