Personaldossier: was muss aufbewahrt werden?

Fachbericht:

Was gehört ins Personaldossier? Mehr Inhalt als man vermuten würde. Aus rechtlicher Sicht umfasst der Begriff des Personaldossiers «die Gesamtheit der Aufzeichnungen, die sich auf einen konkreten Arbeitnehmer und den Verlauf des Arbeitsverhältnisses beziehen».

Was in der Praxis üblicherweise in physisch vorhandenen Personaldossiers zu finden ist, umfasst insbesondere Bewerbungsunterlagen, Verträge und Vertragsanhänge, Vereinbarungen, Korrespondenz, Versicherungsunterlagen und unter Umständen auch Zwischenzeugnisse, Verwarnungen und noch so einiges mehr. Zunehmend werden Personendaten in verschiedenen Systemen erzeugt. Auch wenn sie nach rechtlicher Auslegung in ein Personaldossier gehörten, werden sie vermehrt ausserhalb davon aufbewahrt und in den Systemen selber verwaltet. Dass die jährliche Salärerhöhung oder eine Bonuszahlung im Personaldossier zu dokumentieren ist, wird in Personalerkreisen knapp noch akzeptiert. Aber Ablegen von Papierdokumenten im digitalen Zeitalter überschreitet klar eine Grenze und gilt als «outdated». Die Belege finden allenfalls den Weg noch in einen Ordner und von dort in einen Schrank. Damit verabschiedet man sich  definitiv vom individuellen Zugriff und der Wiederauffindbarkeit.

Andere Systeme, so zum Beispiel eine Leistungserfassung und Entwicklungsplanung, legen ihre Aufzeichnungen schon von der Konzeption her ausserhalb eines Personaldossiers an. Niemand käme auf die Idee, eine mitunter zehnseitige Mitarbeiterbeurteilung auszudrucken und ins Personaldossier abzulegen. Auf der anderen Seite würden lange Suchzeiten in verschiedenen Systemen erspart bleiben, wenn Qualifizierungs- sowie Aus- und Weiterbildungsmassnahmen inklusive vereinbarter Finanzierung und Rückzahlungsvereinbarungen direkt im Personaldossier verfügbar wären. Ebenso Arbeitszeiterfassungsunterlagen. Auch wenn sich da die Experten nicht unisono einig sind, ob diese wirklich als Personaldaten gelten.

Bevor also ein System «eDossier» angeschafft wird, ist mit einer umfassenden Analyse die aktuelle Situation bezüglich Personaldatenflüsse transparent darzustellen. Ob die Erfassung, Verwendung und Aufbewahrung von Personaldaten aktuell in verschiedenen Systemen vorgenommen wird, ist von zentraler Bedeutung in einem allfälligen Projekt. Dabei muss im Auge behalten werden, dass Soll-Anforderungen an den Inhalt eines zukünftigen Personaldossiers durchaus über den aktuellen Inhalt hinausgehen können. Viele eDossier-Systeme bieten einerseits ausgereifte Schnittstellen, um Daten aus umliegenden Systemen automatisiert zu integrieren und andererseits zusätzliche Module, wo beispielsweise eine Mitarbeiterbeurteilung aufgebaut werden kann. Auf jeden Fall muss ein eDossier-System eine vollständige Integration von Personaldaten aus verschiedenen Systemen ermöglichen.

Datenaktualität – von nun an jederzeit!

Bei der Frage, was gehört ins Personaldossier muss gleichzeitig geklärt werden, was nicht (mehr) dazugehört. Falsche Daten, sagt das Datenschutzgesetz, sind zu entfernen. Empfohlen wird, die Personaldaten alle zwei Jahre zu überprüfen. Die Richtigkeit der Daten sicherstellen und nicht mehr benötigte Daten sachgerecht entsorgen, ist Sache des Arbeitgebers. Aufwand also, der geleistet werden muss, vielfach aber im HR-Tagesgeschäft «untergeht». Spätestens bei der nächsten Zertifizierungsrunde für die Erneuerung des ISO-Zertifikates wird es hektisch. Denn im Schwachstellenprotokoll des letzten Audits wurde genau dieser Punkt «Personaldossiers auf Aktualität überprüfen» zur Verbesserung aufgeführt. Hier treten die Vorteile eines digitalen Dossiers klar hervor: was eigentlich Routinearbeit ist und mit wenigen Einstellungen problemlos vom System übernommen werden kann, bindet bei der manuellen Version die fachlichen Ressourcen immer im falschen Moment, nämlich dann, wenn sie andernorts nötiger gebraucht würden.

Um ein eDossier-Projekt erfolgreich durchzuführen, werden wichtige Themen in einer mehrteiligen Artikelserie hier vorgestellt:

Das Wichtigste in Kürze

In der Praxis werden Personaldossiers von den Unternehmen in den unterschiedlichsten Ausprägungen bezüglich Inhalten geführt. Bereits die Überprüfung anhand der einfachen Frage, «was gehört ins Personaldossier» kann bedeuten, dass beim Inhalt Handlungsbedarf angezeigt ist. Gerade in «gewachsenen» Strukturen ist man sich vielfach nicht bewusst, dass Personaldaten in Umsystemen erzeugt werden, die meist nicht (mehr) im traditionellen physischen Personaldossier referenziert sind. Mit der Analyse von Personaldatenströmen lassen sich aktuelle Arbeitsabläufe, die aufzeichnungswürdige Personaldaten erzeugen, darstellen und dann integrieren. Mit einer Automatisierung würde auch die lästige, zyklische Überprüfung der Aktualität von Personaldaten, wie sie vom Datenschutz verlangt wird, wegfallen.

Jürg Keller

Autor: Jürg Keller, Betriebsökonom FH und MAS in HR.
Als Finanzcontroller und langjähriger Personalverantwortlicher in verschiedenen Industrieunternehmen der Schweiz tätig. Heute freischaffender Berater.

2019-06-11T16:20:49+02:00