eDossiers statt verstaubte Akten

Papiergebundene Akten bremsen den Arbeitsfluss, steigern den administrativen Aufwand. Ein eDossier leistet insbesondere in der Immobilienbranche wie auch in anderen Unternehmen definitiv Abhilfe.

Im eDossier (digitale Akte) werden Dokumente, Telefonnotizen, ein- und ausgehende E-Mails digital geführt und dies alles zentral und rechtskonform. Das Unternehmen spart Ressourcen für die manuelle Papierablage, Archivkosten und alles ist auf „Knopfdruck“ von überall schnell verfügbar. Die Wirtschaftlichkeit einer solchen Einführung rechnet sich einfach und schnell.
Entwickelt und betreut durch ausgewiesene Fachspezialisten, integriert Löwenfels Partner AG die individuellen Arbeitsprozesse massgeschneidert, auf Basis der EASY ECM Suite, in die vertraute Systemlandschaft von Kunden. Wichtig bei solchen Projekten ist eine gute Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant, damit wertvolle praxisorientierte Inputs entstehen. Mit einem kundenspezifischen Lösungskonzept von Löwenfels für eDossiers wird aufgezeigt, wie die immensen Mengen an Dokumenten zu digitalisieren sind und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Das eDossier für die Immobilienbranche beinhaltet sämtliche relevanten Angaben und Dokumente zu Liegenschaften, Objekten, Miet- oder Eigentumsverhältnissen, Vertragsverhältnissen oder einzelne Projekte. Durch die vernetzte Datenstruktur wird die elektronische Abwicklung effizienter und übersichtlicher. Mit der modernen ECM Suite wird das Handling stark vereinfacht. E-Mails, Office-, gescannte und importierte Posteingangs-Dokumente werden durch den Workflow unterstützt und im entsprechenden Dossier abgelegt. Dokumente werden einmalig und anhand von Metadaten identifizierbar geführt. Mit Workflows können Dokumente gezielt weiter im Unternehmen bearbeitet werden. Auf diese Weise kann eine integrierte und strukturierte Ablage auf alle relevanten Informationen aus verschiedenen Sichtweisen und Interessen abgebildet und sichergestellt werden.

Beispiel: Auszug möglicher Varianten

Liegenschaften: Liegenschaft, Übersicht zu Haus-Nr., Objekt-Nr., Mietvertrags-ID, Projekt-Nr.

  • Dokumente: Korrespondenzen, Verträge

Objekte: Einheiten wie Wohnungen, Parkplätze, Einstellhallen

  • Dokumente: Korrespondenzen, Verträge
    • Unterhalt: Offerten, Lieferscheine
    • Abrechnungen: HK/BK, Projekte, Partner

Projekte: Umbau, Renovation, Neubau

  • Dokumente: Korrespondenzen, Verträge
    • Pläne/Fotos: Kataster, Schliessplan
    • Abrechnungen: Offerten, Lieferscheine

Partner: Eigentümer, Mieter, Hauswart, Handwerker
Verträge: Vertragstyp, -Partner, Vertragsbeginn, Status

Egal ob vom Computer aus oder über mobile Endgeräte, die Arbeit mit dem eDossier und der damit verbundenen ortsunabhängige und gleichzeitige Zugriff, optimiert insbesondere auch die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit. Die grossen Vorteile eines eDossiers sind rasche Auskunftsbereitschaft und Verarbeitung, effizientere Zusammenarbeit und einfachere Stellvertretung, konstante Qualität und Ausführung der Prozesse, Transparenz, Platzeinsparungen. Das Ziel ist in jedem Fall schneller erreicht, als wenn stundenlang in verstaubten Akten gestöbert wird.

Bekannte Schweizer Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, von KMU bis zu Grosskonzernen, zählen zu den Kunden von Löwenfels. In den Fokus rücken die Digitalisierung des Ablagesystems, die Führung von eDossiers und die effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen. Gemeinsam werden die Bedürfnisse und Erwartungen aufgenommen und in innovative Lösungen umgesetzt. Erfolgreich unterstützt und begleitet Löwenfels die Kunden auf diesem Wege.

Weitere Informationen zu eDossier

2018-01-03T09:52:32+00:00