eDossier eröffnet zusätzliche Serviceoptionen

Fachbericht:

Bargeldbezug nur am Schalter mit persönlicher Bedienung und nicht über einen Geldautomaten möglich. Rechnungen mit Einzahlungsscheinen und gelbem Quittungsbuch bei der Post in bar beim Schalterbeamten begleichen. Vorgänge wie diese sind im Zeitalter von e-banking fast schon unvorstellbar geworden. Doch trotz vorhandener Möglichkeiten jede Transaktion elektronisch abzuwickeln, ist in HR-Abteilungen die manuelle Abwicklung oft noch vorherrschend.

Bei Umzug oder Heirat zum Beispiel, sind die Mitarbeitenden üblicherweise aufgefordert, diese Änderungen der persönlichen Daten unverzüglich zu melden. In vielen Unternehmen braucht es dazu vom betreffenden Mitarbeitenden noch den persönlichen Gang in die Personalabteilung oder mindestens eine E-Mail, um die nötige Änderung anzustossen. Die Aktualisierung der Daten wird dann von der HR-Abteilung vorgenommen. Meist aufgrund eines ausgedruckten Dokuments, weil die Änderung ja belegt sein muss.  Beginnend mit der händischen Eingabe ins System bis zur ebensolchen physischen Ablage ins Personaldossier des Mitarbeitenden, braucht es etliche zeitaufwändige Handgriffe. Administrativer Aufwand auf den jeder Personaler sicher gerne verzichten würde.

HR-Abteilungen von unnötiger manueller Administration befreien

Die Einführung von digitalen Personaldossiers schafft hier Voraussetzungen, damit administrative Abläufe mit geringerem Aufwand abgewickelt werden können. Prozesse so anzulegen, dass die Aktualisierung der Personaldaten ohne Umwege und wenn immer möglich direkt durch die Mitarbeitenden selber geschieht, ist ein Muss. Funktionalitäten, die solche Schnittstellen für direkte Mutationen der persönlichen Daten zulassen, sind bei vielen Anbietern allerdings bereits Standard. Eine Einführung aus Systemsicht daher unproblematisch. Zusätzliche Services, wie zum Beispiel, die eigene monatliche Salärabrechnung im eDossier anzuschauen und wenn gewünscht auch auszudrucken, können dann mühelos über ein Internetportal (Employer Self Services, abgekürzt ESS) angeboten werden. Als zusätzlicher Effekt entfallen dadurch der teure Versand sowie das monatlich wiederkehrende, lästige Einpacken der Salärabrechnungen. Mitarbeitende, die im HR anrufen, weil sie ihre Salärabrechnung nicht erhalten haben und eine neue bestellen wollen, können sich zukünftig selber über ESS helfen.

Die Liste der Services, die über ESS von den Mitarbeitenden direkt abgewickelt werden können, liesse sich fast beliebig verlängern. Damit ESS aber nicht zum Scheitern verurteilt wird, bevor das Projekt richtig begonnen hat, ist unbedingt der Zugang der Belegschaft, ohne eigenen PC zu klären. Manche Anbieter bieten Technologien, die auch diesen Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Lohnabrechnungen auf Geräten per Touchscreen aufzurufen. Weitere Services wie zum Beispiel das Ändern des Benutzerprofils oder Stellen von Ferienanträgen, können darüber ebenfalls abgewickelt werden. Die Identifikation des Mitarbeitenden wird über eine Securitycard und andere Vorkehrungen, die den berechtigten Zugriff sicherstellen, gewährleistet.

Um ein eDossier-Projekt erfolgreich durchzuführen sind neben den fast schon selbstverständlich gewordenen Projektmanagementfähigkeiten folgende Themen wichtig:

Das Wichtigste in Kürze

Die Einführung eines digitalen Personaldossiers schafft nötige Voraussetzungen für die Automatisierung von Servicedienstleistungen die üblicherweise von HR-Abteilungen abgedeckt werden. Die Einbindung von eDossier in ein Zugangsportal, wo die Mitarbeitenden viele HR-Transaktionen selber und ohne Mitwirkung von Personalern abwickeln können, ist problemlos möglich. Um der Gleichbehandlung von Mitarbeitenden das nötige Gewicht zu geben, ist die Frage, wie Mitarbeitende ohne technische Voraussetzungen im System Anbindung finden, vorgängig unbedingt zu klären.

Jürg Keller

Autor: Jürg Keller, Betriebsökonom FH und MAS in HR.
Als Finanzcontroller und langjähriger Personalverantwortlicher in verschiedenen Industrieunternehmen der Schweiz tätig. Heute freischaffender Berater.

2019-06-11T16:19:19+02:00