e-Dossier – das Immobiliendossier findet sich schnell

Wow, sieht das toll aus, optisch: aufgeräumt und ordentlich. Doch wie viel Zeit und Geld wohl in diesen Regalen voll mit Ordnern steckt? Ein Kunde ruft an und die Sucherei geht los. Und wo starte ich jetzt? Ist das Dokument im Schrank, im Archiv im oberen Stock oder sogar in einem anderen Gebäude?

Fragen über Fragen – es ist deprimierend,  weil Dokumente an verschiedenen Orten liegen. Weil viel zu viel Zeit benötigt wird, um ein Dokument zu suchen. Es ist höchste Zeit etwas zu ändern.

Endlich finden Sie, was Sie suchen

Die Struktur des eDossier ist klar und übersichtlich. Es ist verständlich gebaut und einfach anzuwenden. Das eDossier hat Platz für grosse Dokumente, Notizen, E-Mails, Belege – alles schnell auffindbar. Und egal in welchem eDossier sich ein Dokument befindet: in kurzer Zeit wird das gesuchte Ergebnis ausgegeben. Durch die zentral geführte Ablage ist sie ortsunabhängig und prompt erreichbar. Zudem ist sie rechtskonform. Also auf der sicheren Seite.

Der Blick hinter die Kulisse

Hängeregister, Filesysteme, Ordner: Korrespondenz, Verträge, Pläne drucken und ablegen. Wo befindet sich heute ein bestimmtes Dokument zu einer Ihrer Immobilien? Das eDossier für Immobilien fasst es zusammen. Es enthält Dokumente zu Liegenschaften, Objekten, Projekten, Miet- oder Eigentumsverhältnissen. Und wie kommen die Dokumente ins eDossier?

Gemeinsam erarbeiten wir einen Aktenplan. Der Aktenplan regelt die systematische Ordnung aller Dokumente. Die Dokumente weisen bestimmte Informationen auf. Diese bestehen aus Wörtern, Bildern oder Zahlen. Sie legen fest, welche Informationen für Sie wichtig sind und wir hinterlegen die Informationen im System. Zudem verknüpfen wir die Stammdaten aus Drittsystemen mit dem eDossier. Unter Berücksichtigung des erstellten Aktenplans, den Informationen sowie den Stammdaten, prüft das System ein eingehendes Dokument. Automatisch speichert das System es im entsprechenden Register des eDossier ab.

Was haben Sie davon?

Glücksmomente! Die Vorteile überwiegen. Wo immer Sie arbeiten, Sie haben jederzeit Zugriff auf die Dokumente – natürlich nur auf die, die Sie berechtigt sind. Ob Smartphone oder Tablet, im Haus oder ausser Haus: die Informationen erhalten Sie in kürzester Zeit. Das eDossier führt Buch über jede Handlung. Es ist alles nachvollziebar. Die Stellvertretung ist auch garantiert. Und Ihre Kunden erhalten rasch Auskunft.

Ihre Mitarbeitenden sind motiviert, weil die Bedienung einfach und übersichtlich ist. Die Daten müssen nicht doppelt erfasst werden, weil sie ja bereits in Ihren Systemen vorhanden sind. Auch ist die Verbindung zwischen dem eDossier mit anderen Plattformen ein Klacks.

Regale gehören also definitiv der Vergangenheit an. Mietfläche wird frei. Frischer Wind weht und Sie haben Platz zum Atmen, zufriedene Kunden und Mitarbeitende. Das alles begeistert.

War’s das?

Die Reise ist nicht zu Ende: die Arbeitsabläufe können weiter vereinfacht werden. Der sogenannte elektronische Workflow unterstützt genau dort, wo es gebraucht wird. Die Dokumente werden für weitere Aufgaben bereitgestellt: Als Beispiel nehmen wir den Mietvertrag. Er kommt vom Mieter unterschrieben zurück. Der Vertrag wird ins System eingelesen. Das System erkennt alle Details: Liegenschaft, Mietobjekt, Mieter. Automatisch legt es den Vertrag im entsprechenden eDossier ab. Im gleichen Zug löste das System gewünschte Arbeitsschritte aus. Das heisst, dass Arbeiten die zu erledigen sind, an die zuständigen Personen weitergeleitet werden: sei es die Nachbarn zu informieren, Namensschilder für Briefkasten und Türen in Auftrag zu geben oder sich beim Mietereinzug mit einem Blumenstrauss zu bedanken. Nichts bleibt mehr liegen.

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2018-11-27T14:23:31+00:00