Digital Signieren – papier- und problemlos möglich

Fachbericht:

Digital Signieren: kein Problem. Das papierlose Büro – eigentlich schon längst überfällig. Trotzdem immer noch Utopie? Mit der Einführung von eDossiers gewinnt die Idee eines Büroalltages ohne Papier wieder an Boden. Das Erzeugen, Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten kann vollumfänglich digital erfolgen. Das braucht Disziplin beim Anlegen der Prozesse. Ist aber gleichzeitig Kern für eine zukünftige Effizienzsteigerung.

Als Beispiel der Arbeitsvertrag: Er wird direkt vom System erstellt. Die Stammdaten des Mitarbeitenden sind bereits beim Aufrufen der Vorlage enthalten. Das Einfügen oder Anpassen zusätzlicher, individueller Datenelemente, ist jederzeit möglich. Ferner wird das digitale Dokument direkt aus dem System an den zuständigen Vorgesetzten verschickt. Je nach Systemeinstellungen und Berechtigungen lassen sich vom Vorgesetzten Anpassungen vornehmen. Mit seiner Genehmigung wird dieser Teilschritt abgeschlossen. Falls der Vorgesetzte je nach Kompetenzordnung nicht unterschreiben darf, geht das Dokument weiter zu einer berechtigten Person. Mit der Unterschrift und somit der Freigabe des Dokuments wird die digitale Unterschrift eingesetzt und das Dokument ist bereit für den Versand an den zukünftigen Mitarbeitenden. «Lieferfristen» für Arbeitsverträge von wenigen Tagen werden so zur Regel. Gleichzeitig geht ein Exemplar mit Termin versehen in die elektronische Ablage. Bei Terminablauf schickt das System automatisch eine E-Mail an den Personaler, mit der Aufforderung beim zukünftigen Mitarbeitenden freundlich den Verbleib des Vertrages zu erfragen.

Um Missverständnissen bezüglich Rechtsgültigkeit von Verträgen vorzubeugen; für das Abschliessen von Arbeitsverträgen ist die schriftliche Form für die Rechtsgültigkeit an sich nicht vorgeschrieben und demzufolge keine «eigenhändige» Unterschrift nötig. Dies so in den Prozessen anzulegen, wäre einfach – gäbe es nicht Ausnahmen. Für den Einzelarbeitsvertrag ist bei einer beträchtlichen Anzahl von Regelungen Schriftform vorgesehen, sollten sie abweichend zum OR als rechtsverbindlich vereinbart gelten. So zum Beispiel abweichende Kündigungsfristen oder Probezeit, um nur zwei davon zu nennen. Gesamtarbeitsverträge können hier eine ordende Vereinfachung bringen. Ohne das, braucht es für einzelarbeitsvertragliche Rechtsgültigkeit die qualifizierte elektronische Unterschrift. Sie ist nur dann der Eigenhändigen gleichgestellt, wenn sie auf einem Zertifikat eines als anerkannt qualifizierten Anbieters von Zertifizierungsdiensten basiert.

Im Übrigen lassen sich Dokumente generell systemseitig mit einer unveränderlichen, elektronischen Signatur versehen. Authentizität und Originalität der gespeicherten Daten für die rechtskonforme Aufbewahrung der Dokumente ist so garantiert.

Ist ein eDossier dann im Einsatz und die nötigen Dokumente stehen alle in digitaler Form zur Verfügung, lohnt sich das Entsorgen der Akten. Hier ist besonders darauf zu achten, dass schützenswerte Daten nicht im Hausmüll landen, sondern am besten über einen zertifizierten Partner und gesichertem Transport an den Ort für eine fachgerechte Zerkleinerung gebracht werden.

Um ein eDossier-Projekt erfolgreich durchzuführen sind neben den fast schon selbstverständlich gewordenen Projektmanagementfähigkeiten folgende Themen wichtig:

Das Wichtigste in Kürze

Digital Signieren wird in der Praxis ausgiebig diskutiert und zum Teil tut man sich mit der Umsetzung schwer. Es ist aber nicht der technische Teil, der Schwierigkeiten macht. Vielmehr sind es menschliche Gewohnheiten, die einer Änderung entgegenstehen. Eine Unterschrift ist ein Akt mit viel Symbolgehalt, der die Rechtsgültigkeit gewährleistet. Der Unterzeichnende bürgt schliesslich mit seiner Unterschrift dafür. Diesen Akt automatisiert in die Prozesse einzubauen, ist daher kommunikationstechnisch gut zu begleiten, um breite Akzeptanz zu erhalten. Von technischer Seite ist sehr viel möglich und aus Sicht einer zeitlichen Verkürzung von Abläufen durchaus auch attraktiv.

Jürg Keller

Autor: Jürg Keller, Betriebsökonom FH und MAS in HR.
Als Finanzcontroller und langjähriger Personalverantwortlicher in verschiedenen Industrieunternehmen der Schweiz tätig. Heute freischaffender Berater.

2018-09-21T13:23:11+02:00