Das digitale Zeitalter in der Immobilienbranche

Pendenzenmappen, Regalwände voller Bundesordner sowie Archive, die aus allen Nähten platzen, bringen den Arbeitsfluss ins Stocken. Entsprechend hoch ist der administrative Aufwand mit „Suchen statt Finden“. Die Unterstützung durch eine IT Lösung ist ressourcenschonend und hilft Kosten zu senken.

Kennen Sie den Masern-Test? Bei dieser Arbeitstechnik wird ein Dokument jedes Mal mit einem roten Punkt versehen, wenn es in die Hände genommen wird. Die vielen roten Punkte zeigen auf, wie viele Male das Dokument unerledigt wieder auf dem Aktenberg gelandet ist. Wer wünscht sich schon die Masern? Niemand, oder?

Die Immobilienbewirtschaftung ist geprägt von ein- und ausgehenden Dokumenten wie Verträgen, Bauplänen, Rechnungen sowie weiteren Unterlagen, die es zu bearbeiten oder einfach nur abzulegen gilt. Dabei hilft der Einsatz einer Enterprise Content Management Lösung (ECM). Damit werden dokumentenbasierte Geschäftsprozesse strukturiert und übersichtlich abgebildet. Auf digitalem Weg werden die Dokumente durch Organisationen gelenkt und revisionssicher archiviert.

Eine ECM Lösung wird vollumfänglich in eine vorhandene IT-Umgebung integriert. Um elektronisch gestützte Geschäftsprozesse abzubilden, ist die Einbindung von bestehenden Branchenlösungen, ERP Systeme, Notes oder Office-Integrationen ideale Voraussetzung.

Die Digitalisierung hat in Unternehmen durch den e-Mailverkehr schon lange Einzug gehalten. Viele Unterlagen werden heute nur noch auf elektronischem Weg zugestellt. Ein weiterer Schritt in diese Richtung findet häufig durch ein zentralisiertes Scanning des Posteingangs mit Anbindung an eine revisionssichere Archivierung statt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil von ECM Lösungen liegt darin, dass Dokumente und Informationen ohne Zeitverlust, standortunabhängig und von definierten Personenkreisen am Arbeitsplatz oder über mobile Endgeräte eingesehen und bearbeitet werden können.

Heutige Scanverfahren erkennen Dokumenttypen (z. B. Kreditorenrechnungen, Miet- oder Anstellungsverträge usw.) und lesen die relevanten Informationen aus. Diese werden anschliessend vom System interpretiert, auf Vollständigkeit geprüft und weiterverarbeitet, beispielsweise in einem Workflow «Kreditorenvisierung». Gewisse Dokumente archiviert das System direkt in einem elektronischen Dossier. Die Führung eines Dossiers ist immer dann sinnvoll, wenn verschiedenartige Dokumente zu einem bestimmten Thema zur Verfügung gestellt werden sollen. «Immobiliendossiers» beinhalten zum Beispiel Informationen zu Liegenschaften, deren Mietobjekte, Vertragsverhältnisse, Versicherungen usw. Bei der Führung von «Personaldossiers» gilt es besonders den datenschutz- und obligationenrechtlichen Aspekten Rechnung zu tragen. Das Recht zur Dokumenteneinsicht und –bearbeitung wird klar und restriktiv geregelt. Eine laufende und lückenlose Protokollierung von der ersten Datenerfassung bis zur revisionssicheren und rechtskonformen Archivierung sind somit zwingend.

Verschiedene Prüfmechanismen in ECM Systemen dienen der Überwachung von Terminen oder der Vollständigkeit von Dossiers. Sie weisen unter anderem auf Ablauf oder Kündigung von Verträgen sowie auf periodisch fällige Unterhaltsarbeiten hin.

Effizient und ressourcenschonend in die Zukunft

Das digitale Zeitalter hat definitiv Einzug gehalten. Die Zeiten der verstaubten Aktenberge sind vorbei. Unter dem Motto „Finden statt Suchen“ verschafft die elektronische Organisation für Immobilienbewirtschaftung, Personalwirtschaft, Finanzen etc. den Überblick und bietet die Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten.

Siehe auch eDossiers

Autor: Oliver Meyer, CEO Löwenfels Partner AG

2019-07-11T08:43:23+01:00