Löwenfels Partner AG - ECM Lösungen
 
 
 
 

Die Neugier überragt

„Gwundrig“? Möchten sie nicht wissen, was in Ihrem Personaldossier alles drin steht? Fragen Sie heute Ihre Personalabteilung, ob Sie Einblick in Ihr Personaldossier erhalten. Was denken Sie, wann bekommen Sie die Möglichkeit? Werden Sie länger vertröstet, oder können Sie innert Kürze Ihr Dossier anschauen?

Ob grosses oder kleines Unternehmen. Ob an einem oder mehreren Standorten. Ob mit vielen oder mit nur einer zuständigen Person. Alle haben eines gemeinsam: die Personaldossiers. Die Inhalte sind individuell. Oft wird noch papiergebunden abgelegt. Und die Prozesse laufen manuell ab. Klassisch eben.

Die Aufbewahrungsfrist der Dossiers ist unterschiedlich. Klar ist, dass nach einer bestimmten Zeit, die Bewerberunterlagen wie Lebenslauf und Anhang, an den Mitarbeitenden zurückgegeben oder vernichtet werden. Wer also Hoffnung hat, bei Verlust der Unterlagen zu Hause, eine Kopie beim Arbeitgeber zu erhalten, wird wahrscheinlich enttäuscht.

Was sicher in Ihrem Dossier bis zur Verjährungsfrist bleibt, sind Daten, die zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses benötigt werden. Ein langjähriger Mitarbeitender hat bereits einige Mitarbeiter-Beurteilungen hinter sich. Wie viele Beurteilungen liegen im Dossier? Nun, eigentlich nur die letzten zwei! Eine regelmässige Säuberung des Dossiers ist deshalb empfehlenswert.

Wollen Sie nun Einblick in Ihr Dossier? Eventuell müssen noch Notizen und Unterlagen, die ausschliesslich dem Arbeitgeber gehören, entfernt werden. Oder es hat Unterlagen drin, die aus Datenschutzgründen gegenüber Dritten, nicht für Sie bestimmt sind. Komplex. Danach steht Ihrem Einblick aber nichts mehr im Weg. Zu erwähnen ist noch, dass jeder Kanton eigene Richtlinien zum Personaldossier hat. Ein Personaldossier zu führen ist definitiv nicht einfach. Deshalb überlassen wir es den Profis.  Aufbewahrung des Personaldossiers

Einfacher geht’s elektronisch

Personalabteilungen stehen aus obigen Gründen vor einer grossen Herausforderung bei der Handhabung der Dossiers. Die Lösung: die Digitalisierung aller Informationen. Das elektronische Personaldossier bringt Erleichterung. Personaldokumente werden zentral abgelegt. Die Suche und Bearbeitung der elektronischen Personaldossiers wird dadurch effizienter. Die Dokumente sind schnell überblickbar. Fristen werden elektronisch hinterlegt und überwacht. Vergessen wird somit nichts mehr. Und im Nu ist das ePersonaldossier sauber. Besser noch: es ist so strukturiert, dass der Mitarbeitende schnell Einblick erhält. Also: dank Digitalisierung bekommen sie in Kürze Einsicht in Ihr Dossier.

Die Zugriffe sind geregelt und werden protokolliert. Wer Einsicht nimmt, wann welches Dokument geändert, ablegt oder benutzt wird – nichts bleibt verborgen. Jederzeit und von überall ist dies möglich. Ortsunabhängig und sicher. So gesehen, verschwinden auch physische Schattendossiers aus dem Betrieb. Wo auch immer eines liegt. Weg damit!

Automatisierter Datenaustausch

Der Administrationsaufwand wird durch die Integration von Office-, Notes-, ERP- oder weiteren Anwendungen zusätzlich verringert. Der Datenaustausch wird automatisiert. Die Daten müssen nicht doppelt erfasst werden. Das minimiert auch die Fehlerquote. Eine weitere Vereinfachung ist der Datenaustausch mit dem vorhandenen Lohnbuchhaltungssystem. Das ePersonaldossier spart viel Zeit. Das System erkennt selber, welche Informationen in welcher Form abgelegt werden. Die Archivierung ist rechtssicher. Die Lagerung unterliegt dem Schweizer Datenschutzgesetz. Das Finden von Unterlagen geschieht auf Anhieb. So einfach ist das.

Bewerbermanagement leicht gemacht

Das digitale Bewerber-Management steigert die Effizienz im Recruiting-Prozess, angefangen mit den Ausschreibungen. Diese werden einheitlich erstellt. Dazu dienen Vorlagen, die je nach Bedürfnis geändert werden können. Online Portale und externe Plattformen werden auch eingebunden. Bewirbt sich ein Kandidat, werden automatisch die Bewerberunterlagen, mit den in der Ausschreibung geforderten Qualifikationen, abgeglichen. Wenn gewünscht, erstellt das System sogar ein Ranking aller Bewerber. Weitere Aufgaben werden angestossen. Und die Bewerber? Gehören schon bald zu Ihren Mitarbeitenden.

Was geschieht beim Start oder Austritt eines Mitarbeitenden?

Der Arbeitsprozess ist im System hinterlegt. Was immer der Prozess im Unternehmen vorsieht, das System stösst Aufträge oder Arbeiten an. Bevor ein Mitarbeiter startet, werden zum Beispiel die Abteilungen informiert, was zu tun ist. Bei Eintritt eines Mitarbeitenden verschickt das System automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Checkliste und Fragebogen. Oder bei Austritt informiert das System mit einer Meldung die entsprechend involvierten Abteilungen. Jubiläen, Geburtstage, Fristen etc. – nichts geht mehr vergessen – das System meldet wann, was zu erledigen ist.

Fortsetzung folgt …