Löwenfels Partner AG - ECM Lösungen
 
 
 
 

Meisterlich Rechnungen prüfen

Täglich erhalten Unternehmen Rechnungen, digital oder via Briefträger. Die Aufgaben sind vielfältig: Briefumschlag öffnen oder per E-Mail erhaltene Rechnung ausdrucken, stempeln und kontieren. Danach wird die Rechnung kopiert und physisch abgelegt. Das Original geht zur Prüfung per interne Post an die verantwortliche Person. Meistens sind mehrere Personen oder Abteilungen involviert. Da kann es durchaus vorkommen, dass bereits eine Mahnung ins Haus flattert, während die Rechnung noch in Umlauf ist. In solchen Momenten stellt sich dann die Frage: Wo liegt nun die Originalrechnung?

Es geht auch einfacher: Der Briefträger bringt die Rechnung ins Haus. Sie wird gescannt. Oder die Rechnung kommt elektronisch, was zu bevorzugen ist. Die digital eingegangene oder gescannte Rechnung wird im System registriert, digital geprüft und rechtskonform archiviert. Sofort erfolgt ein Kontierungsvorschlag. Die nötigen Visa werden digital eingeholt. Anschliessend wird die Rechnung gebucht und für die Zahlung via E-Banking bereitgestellt. Diese Prozesse sind vollautomatisiert. Auf diese Art und Weise werden auch grosse Mengen an Rechnungen schnell, transparent und kostengünstig verarbeitet.

Bleibe ich als Sachbearbeiter jetzt auf der Strecke?

Als Mitarbeitenden stellt sich mir die Frage: braucht es mich denn noch? Natürlich! Ich habe den Durchblick, die Kontrolle. Die Rechnungsprüfungslösung steigert meine Effizienz und ich habe dadurch mehr Zeit für das Wesentliche und für Neues. Die Akzeptanz bei Lieferanten steigt: Rechnungen gehen nicht mehr verloren und werden pünktlich bezahlt.

Grössere Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen haben meistens unterschiedliche, eigene Arbeits- und Ablagesysteme. Der digitale Rechnungsprozess vereinheitlicht dies. Rechnungen werden nicht mehr doppelt- und dreifach abgelegt. Es ist alles an einem Ort zentral im System abgelegt. Und für allfällige Fragen sind die Rechnungen schnell abrufbar und ersichtlich. Ich als Mitarbeitende weiss stets wer, wann die Rechnung kontrolliert hat. Und, ob sie bereits für die Zahlung aufbereitet ist.

Der Hauseigentümerverband (HEV) Zürich geht mit gutem Beispiel voran. Beim Immobiliendienstleister gehören unter anderem die Immobilienbewirtschaftung, der Immobilienverkauf und das Baumanagement zu den angebotenen Dienstleistungen. Pro Jahr erhält und verarbeitet HEV Zürich rund 55‘000 Rechnungen. Heute werden alle Rechnungen manuell geprüft. Die Verantwortlichen haben sich entschieden die Rechnungen künftig elektronisch zu prüfen. Damit wird die Arbeit erleichtert und schont die Ressourcen. Gute Gründe den elektronischen Rechnungsprüfungsprozess einzuführen. Einfach meisterlich.

Was bedeutet das?

Die Mitglieder des Projektteams des HEV Zürich fassen kurz zusammen: „Täglich verarbeiten wir unzählige Rechnungen. Ziele sind die Rechnungen schneller zu verbuchen und Papierarchive zu meiden. Neu werden alle Rechnungen an einem zentralen Ort gescannt. Das System vergleicht die eingegangenen Daten mit hinterlegten Werten und mit den Stammdaten von Drittsystemen. Automatisch erfolgt ein Kontierungsvorschlag. Die verantwortliche Person nimmt mit wenigen Tastenklicks den Vorschlag an, oder sie ändert ihn. Dann gibt sie die Rechnung für die weitere Verarbeitung frei.“

 „Ein weiterer Vorteil ist das Nachvollziehen von Informationen. Die Informationen ‘wer hat was wann gemacht‘ ist umgehend verfügbar. Die Qualität im Wissen und in der Arbeit steigt. Ist zum Beispiel ein Mitarbeitender ferienabwesend, leitet das System die Rechnung umgehend zu den stellvertretenden Personen. Die Freigabe erfolgt somit reibungslos.“

Und übrigens: die Kreditorenrechnungen werden im Finanzteil Ihrer bestehenden ERP Lösung verbucht.