Löwenfels Partner AG - ECM Lösungen
 
 
 
 

Technology-Breakfast-Briefing ECM

Der Umgang mit der anfallenden Flut an Informationen stellt heute grosse Anforderungen an die Verantwortlichen eines Unternehmens. Entspricht die Digitalisierung den gesetzlichen Vorgaben? Ist der Zugriff gewährleistet und werden Doppelspurigkeiten vermieden? Am 3. Dezember 2015 fand das Technology-Breakfast-Briefing ECM, organisiert durch MSM Research AG, zu den Themen Dokumenten-Management & Archivierung, Geschäftsprozesse und Dokumentenflut managen im Radisson BLU, Zürich-Airport statt. Über diese Themen und weitere aktuelle Entwicklungen wurden die Teilnehmenden, an diesem Frühstücks-Vormittag, durch Experten von MSM Research AG, Löwenfels Partner AG und weiteren orientiert.

Das auf die ICT-Branche spezialisierte Management Consulting- und Marktforschungsunternehmen (MSM Research) lud am 3. Dezember 2015 im Radisson BLU Zürich-Airport zum ECM Technology Breakfast Briefing ein. MSM Research präsentierte den Gästen Highlights aus der aktuellen Studie zum Schweizer ECM Markt bis 2017. Daraus wird ersichtlich, welche Herausforderungen die Unternehmen beschäftigen: Effizienz steigern, Kosten senken und Agilität erhöhen. Dies heisst für Unternehmen, schneller, schlanker und besser als der Mitbewerber zu sein. Mit der Agilität steigt auch die Mobilität. Tablet, Smartphone, Notebooks und die standortübergreifenden sicheren Zugriffe sind Forderungen, die ein Unternehmen stellt. Im Weiteren zeigt sich, dass Unternehmen bereits ECM Teillösungen, wie Archivierung, Workflow oder Scanning im Einsatz haben. Jedoch für die Zukunft, um namhafte Effizienzsteigerungen zu realisieren, vollintegrierte ECM Komplettlösungen anzustreben sind.

Die steigende Dokumentenflut ganz generell, das Managen respektive den Überblick über verteilte Informationen zu behalten sowie der begrenzte Einsatz für diese Arbeitsprozesse sind heute die grössten Problembereiche in einem Unternehmen. Umso wichtiger spielt die Motivation der Mitarbeitenden eine Rolle, bei einem Einsatz einer ECM Lösung, sich an eine strukturierte Arbeitsweise zu halten, Veränderungen aktiv mitzugehen.

Gesetzliche Vorgaben

Nützliche Hinweise und Anregungen bekamen die Teilnehmenden zum Thema „Rechtskonformer Umgang mit digitalisierten Dokumenten in der Praxis“. Welche Rolle die rechtlichen Aspekte, die bei der Auswahl und Einführung einer Dokumentenmanagementlösung spielen, zeigte Thomas Uhlmann von Löwenfels Partner AG auf. Uhlmann erläuterte die Artikel der Geschäftsbücherverordnung. Zusammengefasst sind dies:

  • Ordnungssystem für die digitale Dokumentenablage entwickeln
  • Interne Abläufe zur Dokumentenablage schriftlich festhalten (Stichworte «Prozess- oder Verfahrensdokumentation»)
  • Zugriffe auf Dokumentenablagesystem sicherstellen und aufzeichnen
  • Die Erstellung, Änderung und Löschung von Dokumenten mit DMS protokollieren
  • Dokumente konsequent mit Metadaten anreichern
    (Ziel: effektive und effiziente Wiederauffindbarkeit nach verschiedenen Kriterien)
  • Toolunterstützung für Anreicherung der Metadaten prüfen
  • Backup und Restore aller Systeme, Datenbanken etc. regelmässig prüfen

©Die Rechte der Studienergebnisse liegen bei MSM Research AG.