EASY Solution Package : EASY Invoice

EASY INVOICE passt sich Ihren Prozessen an

EASY INVOICE automatisiert Ihren Rechnungseingang weitestgehend, da es alle wichtigen Prozesse abdeckt: Erfassung, Datenabgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe, Buchung, Recherche und die zuverlässige, revisionssichere Ablage. EASY INVOICE basiert auf EASY DOCUMENTS. Es ist webbasiert, multiplattformfähig und wird ganz einfach im Browser bedient. Sie erhalten EASY INVOICE mit einem massgeschneiderten Best-Practice-Workflow - das heisst, EASY INVOICE bildet Ihre unternehmensspezifischen Rechnungseingangsprozesse so ab, dass sich alle beteiligten Mitarbeiter darin wiederfinden. Auch nachträglich kann EASY INVOICE mittels Microsoft Visio ganz einfach an veränderte Prozesse angepasst werden.

Der erste Schritt: scannen

Eingehende Rechnungen werden mittels EASY CAPTURE gescannt und dann, bei EASY INVOICE Level 1, an EASY DOCUMENTS übergeben, bei Level 2 an das hierbei enthaltene EASY xTRACT. Gleichzeitig mit der Übergabe erfolgt die revisionssichere Archivierung der Daten - denn auch wenn sich Rechnungen als Fehlläufer erweisen, muss die Nummerierung im Rechnungseingangsbuch durchgehend sein.

Interpretieren mit EASY xTRACT

EASY xTRACT, Bestandteil von EASY INVOICE Level 2, extrahiert die Rechnungsdaten automatisch. Bereits mit den vordefinierten Regeln erkennt EASY xTRACT circa 80 Prozent der Inhalte automatisch. Durch weitere, unternehmensspezifische Einstellungen wird diese Rate erhöht. Dokumente, die EASY xTRACT nicht erkennt, werden manuell geprüft und eingegeben, wobei das lernfähige System die Erkennungsrate immer weiter steigert. Der optionale EASY ERP-Connector ermöglicht außerdem die automatische Gegenprüfung zu Stamm- und Bewegungsdaten aus bestehenden ERP-Systemen.

Ihre Vorteile mit xTRACT im Überblick

  • Praxiserprobtes Regelwerk: sofortige Produktionsaufnahme ohne Lernverfahren möglich - xTRACT "weiß", wie eine Rechnung aussieht
  • Dank voreinstellbarer Parameter reduziert sich der Customizing-Aufwand auf wenige Stunden
  • Verzicht auf Schlüsselworte: internationale Rechnungen können ohne Zusatzaufwand verarbeitet werden
  • Durch intelligente Abgleichverfahren können Rechnungen mit Bestellbezug automatisch zur Verbuchung bereitgestellt werden. Rechnungen ohne Bestell- oder Wareneingangsbezug werden besonders gekennzeichnet
  • Ergonomische und konfigurierbare Erfassungsmaske: effiziente Korrektur von Rechnungsdaten
  • Deterministisches Training verbessert die Lernergebnisse kontinuierlich, erfolgt je Kreditor und kann auch wieder korrigiert werden
  • Freitexterkennung: komplexe Felder mit einem Klick oder per automatische Suche erfassen
  • Leicht aufrüstbar auf andere Belegarten bis hin zur vollständigen Posteingangslösung
  • Wird automatisch an neue gesetzliche Vorgaben angepasst
  • Erweiterbar auf viele Mandanten (Shared-Service-Center

Freigabe, Buchung, Archivierung

Bei EASY INVOICE Level 1 werden die Rechnungsdaten von EASY CAPTURE, bei Level 2 von EASY xTRACT an EASY DOCUMENTS übergeben, so dass nun die von Ihnen vordefinierten Bearbeitungsschritte - zum Beispiel Prüfung, Kontierung und Freigabe - erfolgen können. Diese Prozesse können jederzeit an geänderte Workflows angepasst werden. Parallel zur Buchung werden die Daten eines Vorgangs versioniert, indexiert und im Archiv abgelegt. Bei Einsatz des EASY ERP-Connectors können die Daten auch an das ERP-System weitergegeben werden.

Ihre Vorteile mit EASY INVOICE im Überblick

  • Revisionssichere Ablage
  • Optimiertes Cash-Management: Nutzung von Skonti, Vermeidung von Mahngebühren und Zinsen
  • Sichere Einhaltung der definierten Bearbeitungsprozesse
  • Alle Sachbearbeiter haben gleichzeitigen Datenzugriff - auch standortübergreifend
  • Kein physischer Transport von Dokumenten, keine Wartezeiten
  • Schnelle Amortisation durch Minimierung der Bearbeitungskosten
  • Mit EASY xTRACT noch mehr Zeitersparnis